本公司文件（本公司及其事务所之间的书信、文件、传票、小包裹等）以及公司外文件的收发、分发等均按本制度执行。
第二条 统管部门
文书的收发、分布等事务，由本公司及各事务所的总务部统一管理。
第三条 部门文书责任者
在部处室中设文书负责人，负责本部门内文件的分发、保管等工作。
第四条 文书的收受
对公司外来文书的接收由总务部收件室负责。
第五条 收文的处理
收文中除亲启信函、挂号信、传递证明外，其余一般信函应全部拆封，拆封后，以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处、将信封附上，用别针别在一起。收件室将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地点等项目登在《收文簿》上，并将文件及收文簿一并交给总务部经销。
第六条 审核以及分发批示
总务部经理在对文件及《收文簿》加以审核后，对收件室做出分发批示。当总务部经理外出时，如有事务急需处理，可由副经理代理承担上述工作。
第七条 分发
收件室将“收文簿”及文件分发各部门，各部门的文书负责人应该在“收文簿”上盖印签收。
第八条 处部门内部文书处理
文书负责人在收到文件上加盖传阅印，并递交有关部门。有关部门经理阅文后对文书负责人做出分发传阅的批示，文书负责人据此分发文件给有关工作人员。在文书承办量、分发量较大的部门，可设文书整理簿，并据此处理文件。
第九条 发送
文书的发送全部由总务部收件室负责，在特殊必要时亦可由适当的业务部办理。
第十条 部门内总发送文书的处理
文书发送者在信封上写清收件人地点、姓名，并注明是否采用挂号、快递等方式。文书负责人将本部门文件分类别，请示发送。
第十一条 发送的处理
总务部发件室将各部处室交来的所发文的发文日期、发送地点、发文者名称（全名）、内容等项目登记在“发文簿”上，贴好邮票投递出去。
第十二条 投递
文件投递通常一天三次，按以下时间投出：
第一次上午十点；
第二次下午三点；
第三次下午五点。
遇有紧急投递的文书，可不受上述时间限制。
第十三条 邮票的收付保管
邮票购人、付出、保管等情况，应登记在“邮票收付保管明细表”，并在年末计算出余额，与现存邮票数量加以核对。
第十四条 公司内部的定期专递
不利用国家邮政，而是通过公司内部定期专递发送的信函、文书、传票、小包裹、钱款以及其他物品的收集和递送，可依照本制度的有关规定办理。对本公司及各事务所之间的定期专递的管理由各事务所总务室负责。
第十五条 定期专递收发文簿的制作
在发送定期专递时，各部门应在定期专递收文簿上登记其内容，一式二页，副页留存，正页与发送物品同时放人定期专递箱定期专递收发文簿，作为发文单位记录，可代替发文簿，每天进行整理清点。对于收文部门，定期专递收发文簿，可代替收文簿，每天进行整理清点。
