凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本制度制作。发往公司以外的文件除有特殊规定外，也适用本制度。
第二条 名义
公务文件的往来以各部门经理的名义签署，有些简单事项的文件，应以部门的名义签署。
第三条 呈交公司经理的文件
凡需呈递公司经理文件，须逐级上报。各级主管须在调查核实的基础上写出意见，注明需呈报经理的理由，然后上报。若不需呈报，则在该文书右上方空白处注明公司部门的名称、文号、年月日。
第四条 文书格式
1．公务文件应使用楷书，尽可能简单、准确。
2．陈述理由和经过时，若正文繁复，则将此部分内容作为附件记在另外的文件上。
第五条 文件编码
文件上应有制发单位规定的号码，还应标明与此份文件有关的关键词及复文文件的号码和年月日，以便处理。
第六条 书写格式
1．通常在第一行写文号，第二行写文件内容的标题，另起一行写制发年月日、制发者名称，再一行写明收文件人的姓名，然后再写文件内容。
2．在属于提复审报的情况下，通常采取在文件末尾处用后记的形式证明，在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名。
3．由经理发出的指令性文件上应有各收件单位的名称，必要时要写上号码和年月日。
第七条 签署应用
文件制发者及收件者应注明职务，根据情况只署姓名。在文件制发者（个人或单位）的下方盖上制发者个人或制发单位的印章，作为文件处理的依据。但同时发往多个单位的文件如通知等，为了简便，多采用印制好的印刷品，此时签名或盖印可省略。
第八条 封签上的记录
文件信封上的记录，依照以下各条进行。
1．在用于普通文件的信封上，要写明送达单位的名称，同时在左侧写上是否加急、挂号等，并在其下写上发文号码，信封背面写发文单位。
2．秘密文件的信封上，除要在正面的左侧写上“秘”外，其他参照第一项。
3．必须由收文者亲自开启的文件，信封上要写姓名并在左侧写上“亲启”字样。
4．机密文件要用二层信封，内封上写文件标题，外封上的标志参照以上各条在左侧写明“秘”的字样。
5．文件内特别需要保密的或有其他重要内容的在信封上要标明“秘”的字样。
6．本条第一项中所列内容，除有关机密的外，简易的文件可依照第二条进行，只要在封面左下角用小号字印上单位名即可。
第九条 文件用纸
文件所用纸张另行规定（略）。
第十条 墨水
文件原则上应用黑色墨水书写，在使用墨水时要选用性能较好的纸张，文字应清晰可辨。
第十一条 文件种类的区分
部门经理发文应根据文件的不同作用，按以下原则区别使用不同文种。
1．提案，不仅仅是发出的指令，而且希望将其意见进行广泛讨论。
2．承认，就有关事务进行认定。
3．请求，所报内容等候裁定。
4．报告，关于指示的答复性汇报。
5．申请，请求对自己或有关事项处理的许可和承认，也可用于单方面提出申请。
第十二条 指示类文件的区别
公司总经理及各部门经理对下属发布的文件按下列要求区别使用。
1．指示，对申请、请示及要求的答复。
2．传达，有关事务上的指令。
第十三条 电文
依靠电信传达的文件，要求特别简明，避免使用容易误解的文字，并省略敬语以使电文简短。电报通常在结尾处注明发电单位的代号。重要的电信文书，在发出电报的同时，还应将有关材料以书写或印刷的方式送交发件人。
第十四条 本制度自颁布之日起实施。
