本公司所有外来文书，都由总务部文秘室统一接受。
第二条 处理方法
文秘室按下列规定处理所到达的文书：
1．把公司文书与私人文书区分开来。
2．由文秘室直接开启送达的公司文书，并在文书的空白处加盖收发印章，注明收发日期。
3．对于送达各部门且不能开启的，估计涉及内容与事项重要的文书，以及绝密文书，只需在封面上加盖文秘室收发印章，注明收发日期。
第三条 登记
凡符合下列规定的文书，都必须做好登记。
1．在一般文书或送交部门的普通文书中，如果判定或者未开启也能判断是重要的文书，或者夹带重要物品的文书。
2．专人传递送达的文书。
3．标有“绝密”或“亲启”宇样的文书。
第四条 电报、快递文书
文秘室必须优先处理电报、特快专递类文书，不得拖延。
第五条 公休日到达的文书
凡下班后、或者缺席工作时间以外到达的文书，一律由值班留守人员接收，于此后第一个工作日早晨移交文秘室。
第六条 分发
文书的分发按下列要点进行：
1．写给各部门的文书，经登记后直接分发给各部门的主管。
2．重要文书、专递文书或者夹有重要物品的文书，直接送交文书接受人，在接受人不在的情况下，嘱托部门主管转交。领取文书者必须在登记簿上签名盖章。
3．文书中一切夹带或附有的物品，必须原样送到当事人手中。
4．私人信件直接分送本人（在特殊情况下也可由代理者领取），在必要情况下，让领取者在登记簿上签名盖章。
第七条 回复
各部门在接到文书时，应给文秘室一个回复，表示那些需要回复的文书已经收到。
第八条 退回
分送给各部门的文书，如果出现差错，或不是所在部门接收的文书，应直接退回文秘室，再由文秘室处理。
第九条 电报电话记录
收到电报后在“文书登记簿”上做好登记，接到电话后填写“电话记录传票”。但普通的电话不必记录。
