1．事先根据日常零用现金开支需要，为有关部门核定备用金定额，并定期拨付给该部门。
2．该部门人员使用保管备用金均由该部门指定专人负责，不通过企业会计部门核算。
3．该部门凭使用备用金取得的原始凭证，编制分类报销单据，定期或定额向会计部门报销，补足备用金定额。但在会计处理上不通过定额备用金科目，也不必退回借款余额。
4．平时，定额备用金科目不记录领用事项，除非发生调整或收回备用金定额的业务。会计期末，必须向会计部门报账。
这一制度省略了由企业会计部门逐笔审核每项备用金借款的手续，实现了分权管理，可以把核算重点放在审查报销环节上，可大大提高会计核算效率。下面以甲公司为例，说明定额备用金的核算流程：
（l）甲公司采用定额备用金制度，为某职能部门核定的备用金定额为1000元。则拨付该项定额备用金时的会计分录为：
借：定额备用金——某职能部门1000
贷：现金1000
（2）某职能部门有关人员使用备用金用于日常业务支出时，会计部门不进行账务处理。
（3）假定企业采用定期报销的方式，则到报销日，某职能部门凭有关购买办公用品的原始凭证，以及经分类整理的报销单据共计800元向会计部门报销，补足其定额，会计部门应作如下分录：
借：管理费用——办公费800
贷：现金800
（4）若经重新核定，会计部门确定某职能部门的备用金定额应调整为1500元，则增拨定额的分录为：
借：定额备用金——某职能部门500
贷：现金500
