（一）公告：以“主旨”“依据”“公告事项”三段式斟酌运用。
（二）函、签呈：以“主旨”“说明”“办法”“请求、拟办或建议”三段式斟酌运用。
（三）业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙述。
（四）采用语体文以达到“简、浅、明、确”的要求，可用表格处理的尽量利用表格。
第二条 信函处理
（一）指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能办认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。
（二）指名经副理以上人员的信函，迳送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规则办理。
第三条 签呈处理
（一）经办人因特殊案件的处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。
（二）经办人签拟后层呈主管核示，如需呈转经（副）理级以上主管核示者（各公司经理室、总经理室以及总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者）则于厂（处）长（部、室主管）签示后，由厂（处）、部（室）收发人员登记于“签呈事务备查表”转呈经（副）理以上主管（各公司经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长）核示，于核示后由厂（处）部（室）收发人员转记“批示”情形，呈送厂（处）长（部室主管）核阅后，交由经办人依示办理，但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查。经办人办妥后，将签呈交由厂（处）、部（室）收发人员编定档号填记于签呈及“签呈事务备查表”后，签呈依其类别归档。签呈内容不宜为公众周知者，应指定专人专案签办。
第四条 合约处理
（一）订立或修改合约时，经办部门拟稿后判行前，应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。
（二）固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。
（三）合约书签约代表原稿、正本的保管部门规定。保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档。其他业务有关部门均以副本留存备用。
第五条 副本及图书处理
副本视同正式文书，应依规定处理、归档；各类图书应指定部门集中管理。
第六条 电报处理
电报视同文书，依本规则办理。
第七条 文书处理要点
（一）经办文书遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影本层呈处理。
（二）为利文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注意见，避免只签名而无意见。
（三）经办、会稿、核稿等人员之答名，应清晰可辨，不得潦草难认。
（四）经办文书应视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门应照会办理，会稿案件会办部门应按速件处理之。
第八条 文件处理期限
（一）收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。
（二）分文人员的分文时期，由各公司视其收文数量自行订定。
（三）经办人员的处理期限。
1．速件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。
2．一般案件由部门主管斟酌经办人的工作量，指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。
3．来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。
4．计划、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件部门主管应斟酌实际需要分别规定其处理期限。
5．监印人员原则上于当天完成用印。
6．文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。
7．签呈案件，按分层负责的决行层次，由各公司自行订定时限。
第九条 文件稽催
（一）经办人如未能如期办妥文件，应于处理期限届满前，经请示部门主管同意后，以口头通知文书收发人员更改处理期限。
（二）收发人员应按日检查催办联，到期未见办妥销案者，应先以口头通知经办部门主管，如再俟一天仍不见办妥销案者，应即以“文书催办单”一式二联，送经办部门主管交由经办人填注“拟完成日期”及“迟延原因”经主管批核后，经办部门自存一份，一份送还收发人员继续依期稽催，收发人员应随时将稽催情形记录于稽催联。
第十条 发送方式
文书发送方式分为专送、邮寄（平信、限时、挂号、航空）电报（寻常、加急、书信、打字）及集运等，经办人应于文书底稿上注明。
第十一条 文件递送
（一）呈阅文件的递送方式
文件呈阅、呈判、会办时，如为普通案件以浅灰色卷宗递送，如系机密，紧急或A类案件，则以桔红色卷宗递送。
（二）部门间文件的递送
1．发文及受文部门在同一厂区内，可以文件直接递送，如需签收者，可以自存联送请请受文部门签收后取回稽催。
2．发文及受文部门在不同厂区者，发文部门收发人员需将文件依受文部门地区别以（处）、部（室）为单位装入“内部信封”予以递送，“内部信封”仅书写受文部门的厂、处、部、室名称不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆封分发。
3．各公司于各办公地区应设一文件“寄送中心”，总公司为各公司总经理室，各公司（工厂）所在地为总务部门，各“寄送中心”得规定每日截止收件时间，以便整理集中装运。
4．收发人员将文件递交“寄送中心”后，“寄送中心”人员应将同一受文部门之厂（处）部（室）的文件集中整理，开具“文件递送清单”一式三联，第一联自存，第二、三联连同文件汇总装入地区别专用“文件袋”寄送。收文地区之“寄送中心”人员收到“文件袋”拆开后，即以“文件递送清单”第二、三联连同文件送交各厂（处）收发人员签收后留存第二联，第三联以当天“文件袋”送还原发文的“寄送中心”存查。
5．总管理处各部、室、中心寄送各厂区的文件，一律递交各公司的“寄送中心”登记转送。
6．总公司各“寄送中心”的“文件袋”，需于下午五时前送交总管理处总务部门统一运寄。
7．原则上文件应随到随送，不得积压，“寄送中心”人员须于每日上午上班后30分钟内将“文件袋”内文件分送各厂（处）、部（室）收发人员签收。
