第一条 文书分类
（一）机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。
（二）A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。
（三）B类：一般文书及经常性业务往来文书。
（四）C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。
（五）其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。
第二条 收发文登记单
（一）第一联为收（发）文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。
（二）第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。
（三）第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。
（四）第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。
（五）第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。
第三条 收（发）文字号的制定管理
（一）对外行文的字号
1．公司：_______公司总字第_______号。_______为公司简称；_______为地区别，不需分地区者省略；_______为公司收（发）文流水号。
2．事业部（含直属部门）：_______字第_______号（_______为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理）。
3．营业部门：由各公司总经理室制定。
（二）对关系企业行文的字号
1．由各公司总经理室统一制定管理。
2．总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。
（三）收发文编号
1．由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。“业务接洽便函”另行编定，亦采流水号码一文一号编列。
2．复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。
3．主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。
4．与外界来往文件
第四条 收文
（一）登记、分文
来文由收发人员拆封后，于“收（发）文登记单”登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。
（二）文件的分送
收发人员分发文件，应留存“收（发）文登记单”第一联，依收文编号之流水号码装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以“分文专用卷宗”送交经办部门主管核定“要”“否”答复及处理期限，记入“收（发）文登记单”第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于“分文专用卷宗”退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。
（三）文件交办
经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入“收（发）文登记单”第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。
（四）文件处理
1．经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。
2．经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于“收（发）文登记单”第四、五联记要联记要栏（如不敷使用时，得以“文书签办单”补充，签办单随同“收（发）文登记单”第五联流程处理），并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文（复文时需附复文稿）经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后，将“收（发）文登记单”第三联抽出销案。
3．收发人员收到办妥的来文及“收（发）文登记单”第四、五联时：
①如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。
②如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案（如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催），再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以复文底本留存。
4．来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。
第五条 主动发文
（一）拟稿、登记
经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附“收（发）文登记单”一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。
（二）发文处理
收发人员收到发文文件、原稿“收（发）文登记单”（一式五联），即将发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号的流水号装订；无须待复文件，第二、三联即予销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催；第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。
第六条 外界复文的处理
收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的第二联销案，将销案日期转记原发文的第一联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号。
