会前准备工作是会议管理的第一步骤，会前准备充分，就能做到有备而战，减少不必要的开支与忙乱。
1．发会议通知
与会人员名单确定以后，就需要发会议通知，这里要抓住通知的拟就、发送的时间及方法等环节。会议通知一般采取书面形式，分标题和正文两部分。会议通知的标题内容包括三个要素：召开会议的单位、会议的名称、发文号。
会议通知的正文应具备七个要素：
（1）名称；
（2）会期；
（3）开始时间；
（4）地点；
（5）参加会议人员范围；
（6）入场凭证；
（7）筹办会议的联系单位等。
大中型会议，如各种代表大会的通知，要编发文号。一般性的日常工作会议，可只写“会议通知”，不编文号，召集会议的单位，落款应在通知正文下面，并注明年、月、日。正文应写明何单位、何时、何地、开何会议，会议的目的、期限、内容、日程，与会人员应做哪些准备，报到的时间、地点、是否可带随员、车辆等等。写会议通知一要注意文字明白、清楚，力求不产生歧义；二要全面、周到，没有漏项。对于那些用电话或其他形式发出的会议通知，也要写出书面通知底稿，防止电话通知时遗漏项目。会议的住宿、膳食安排、携带文件或其他特殊要求，也应视需要写入。对于参加会议的人员范围、出席对象、职务，都要写清楚，切忌含糊不清。会议通知的信封应注明是“会议通知”，并要注明送到日期，这样可以作为急件及时递送，避免误时误事。重要会议的会议通知发出后，还应跟踪落实，用电话与参加会议人员联系，检查通知是否已收到，了解对方能否出席会议。特别是会议中的关键人物，尤其应该这样。如果是代表会议，在发出通知之前，还要就代表分配名额、各方面的比例、代表条件和产生的方法等，专门发通知。会议通知可将会议的有关票证一起附上，如入场券、汽车通行证等。但发票证时应有必要的机动数，以解决不可预见的临时需要。重要会议在通知发出时，还应准备好代表座次、住宿房间，就餐安排、乘车号码、编组名单等事项。这些安排好的事项随通知附上就一起发出；不能一起发出的，最迟要在会议参加者报到时通知他们。有时，在正式通知之前，可先发预备通知，以使与会人员，特别是担任一定职务的同志，提早安排好本部门的工作。通知的正文下面，要注明联系电话，联系人姓名，有的通知要加盖公章，有的会议己事先发了一些文件，或需要与会人员自备某些资料，应提醒与会人员携带；有的会议要索要照片，以便发证件，这也要提前通知。
2．与会人员编组
召开大型会议，在确定了与会人员名单之后，要对与会人员进行编组。编组名单最好随会议通知下发，最晚要在签到前发到与会人员手中。编组的基本方法有两种：一是按地区编组，如省里召开会议，可一个地区（或县）为一组；二按专业编组，如省政府召开会议，可按工业、农业、水电、财贸、文教、卫生等专业分别编组。具体采用哪种方法，可根据会议情况和领导指示确定。代表大会，多是以区域为单位组成代表团，代表团内再根据需要按地区和行业编成若干小组。一般大会也是以区域或行业为单位编成若干组，如市委扩大会，常编为党群组、城区组、工业组、教育组等等。
3．会议进程管理的一般方法技巧
会议进程管理是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又需要根据不断变化着的情况，灵活采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题，为此，它又需要从事控制活动的人，特别是会议管理者掌握一定的控制技巧。这些技巧大体包括以下几个方面：
（1）会议召开之前，主持人须认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会者的构成情况及基本意见倾向。
（2）主持人必须严格守时，明确会议开始和结束的时间，准时开会和散会。
（3）积极支持与会者的创造精神，造成畅所欲言约有利气氛，要善于启发相引导与会者充分发表意见，对不能采纳或不能完全采纳的意见也应尽量肯定其价值。
（4）主持人在会议期间应避免同其他与会者发生争论，不能在决议形成之前发表倾向于某一方面的意见，更不能强迫他人接受自己的看法。不要炫耀自己，不要以与众不同的姿态和语调讲话，忌各种语病。批评要有建议性，应尽力避免同其他与会者产生直接冲突。
（5）在组织讨论时，应规定讨论与不讨论的界限，给每位与会者以平等的发言机会和权利。应善于及时纠正脱离议题的发言倾向，并注意其方式，不能因此而挫伤其发言的积极性。
（6）应善于对各种发言进行比较、鉴别、综合和分析，正确集中大家的意见。经常以简明语言概括讨论要点和有关发言人的发言要点。
（7）当时机成熟时，应适时终止讨论或辩论，及时确认结论形成决议，一个议题结束后应立即转换议题，以免延误时间或节外生枝。
（8）多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋，集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间进行。
（9）会议较长时，应安排短暂的休息并掌握好时机，不要安排在发言高潮，特别是某一问题或其中的一个方面的讨论尚未结束时。
（10）应以各种方法和措施，避免或减少与会者中途退席，其中的核心人物应力争不出现中途退席问题。
（11）除非必要，一般不宜变更议程。
（12）主持人应声音洪亮，举止得体，有一定感染力，忌多余的动作，如揉眼睛、玩文具、搔头抖腿等，忌语无伦次、缺乏自信。
（13）当会场出现混乱时，应保持镇静，及时采取措施结束混乱状态，切不可自由放任。
（14）注意创造与会议性质相适应的会议气氛，科学安排会议中的高潮与低潮，及时分发会议文件材料，监督工作人员及时认真地做好会议记录。
（二）会议进程的管理
管理会议的进程，除了需要掌握一般的方法技巧之外，还要根据会议的具体性质灵活运用一些特殊的管理方法。
1．政策研究会。政策研究会的目的在于制定具体政策，需要在集思广益的基础上，依照政策形成的程序制定出政策。管理这类会议的进程尤其需要注意：
（1）主持人与其他与会者应是一种完全平等的关系，各方面尽可能不以服从的关系出现，尽量不称职务官衔。
（2）不要过度限制讨论问题的范围。不要在发言人稍一出题的时候就往回拉，对一些偏激的甚至是不合事实的发言也尽可能不去评价，正面指出事实即可。
（3）要注意巧妙地综合与会者的发言，学会用一个发言人的建议去加强另一个建议，以使方案不断趋于成熟。
（4）要将可行性方案的论证列为重点，从时间方面给予保证。不要怕分歧，要善于指出分歧，使各方公开“论战”，只要不是恶意攻击就不要着急平息。
（5）不要压制不成熟、不成体系的意见，而要善于从中发现合理的成分并予以利用。
（6）要善于在众多的意见中去寻找和强调一致性。
（7）汇总意见时不要“一言堂”，要发动大家都来归纳概括。尤其要避免排斥所有人的意见单独搞一个“万全之策”。
（8）意见成熟时要抓紧确认，通过规定的程序形成政策。
2．对策性会议。对策性会议的特点是大都在出现事故、灾害后被动地召开，有非常具体的目标，要形成执行性的具体方案。管理这类会议进程时要注意：
（1）事先认真检查讨论一下是否真有召开的必要性，如果这时由领导个人决断更快、更好，就不要开。
（2）必须使会议目标高度具体化，目标具体，对策才能具体。
（3）必须尽快将有关情况搞清楚，决不能推测情况。
（4）要让与会者充分发表意见，不要着急作价值判断。
（5）作决断时一定要讲清判断的标准和依据。
（6）方案务必具体，要利于执行，具有可操作性。
（7）不必着急追究事故的责任者，以免纠缠不清，影响对策的形成和执行。
（8）最好不用表决方式确定方案，要由有权作出决定的人决定。更不要用表决来压服对策执行人。
（9）不能完全就事论事，头痛医头，脚痛医脚，还应注意可能的连带反应，并作出相应的对策。
3．协调性会议。协调性会议的最大特点是与会各方都要面对一定的矛盾，甚至是利益冲突。会议一定要有助于化解矛盾，消弭对立，求同存异。管理这类会议进程要注意：
（1）决不可以任何方式有意或无意制造新的对立。
（2）主持人必须真正不偏不倚，与任何一方均应无利益的牵扯，而且必须有一定的权威，有必要的决定权。
（3）会议上决不能跑题，只能谈与议题直接相关的问题。为了能实现这一点，会议开始时务必讲明问题的范围与界限。
（4）认真捕捉各方的共同点，适时强调这些共同点。
（5）禁止“演讲”。无论任何人都不要讲空泛的“大道理”，以免使大家紧张不起来，失去解决问题的耐心和信心。
（6）只接受真正可以行得通的方案。理想化的、不能实施的，无论有何创见均不能接受。
（7）不要强求通过主持人的意见，以免使其成为另一方的对立面。
（8）要善进良言，注意先肯定各方，再陈明利害和缺失。
（9）注意清除“扯皮”因素，如果不能清除，就干脆不开会，待消除这些因素后再开。
4．讨论会。讨论会重在与会各方的相互交流，使与会者充分发表意见，不在于是否能形成结论。管理这类会议要注意：
（1）必须要以“平等一员”的身份出现，真正尊重每一位与会者。
（2）讨论会最易跑题，因此务必在会议开始前使每一位与会者明确讨论与不讨论的范围。
（3）决不打击不同意见者，要鼓励大家唱反调，鼓励大家不轻易放弃自己的观点，不能让人们没有理解就屈服，若出现这种现象，不妨出个题目难一难大家。
（4）要善于发现和放大“不同点”，鼓励发言人各自详细系统地陈述自己的意见，发现对方意见中的不足。
（5）不要按主持人自己的意志诱导或制止发言，可以纠正发言中不正确的事实，但不要轻易批评观点，更不能轻易下结论。
（6）要及时进行小结，不断归纳，清理线索，提出疑点，凸显分歧。
（7）人数太多时，应适当分组，适时再集中。分组时不要让每个组有太多的共同点，以免影响发表不同意见。
（8）除非必要，一般不作结论，总结归纳意见时要“述而不作”，全面总结，不妄加评论。
5．提案开发会。所谓提案开发会是指作为决策性会议的先导，专为产生多种方案而开的会。管理这类会议要注意：
（1）主持人一般不要就方案发表意见，只是启发大家充分发表看法。要善于鼓励与会者从横向、纵向两个方面发表见解，即：多提方案，多出主意；不断深化和完善现有方案。
（2）会前对于可能要产生的方案要有所估计，对各种倾向性的意见有所了解。
（3）参加会议的人数不要过多，以6～10人左右为宜，但他们必须要有一定的代表面，有不同的思考角度。与会者的身份地位不要过于悬殊。
（4）决不要限定方案的数量，不管什么方案多多益善，鼓励大家都讲出来。
（5）会议开始时要讲朋特殊规则，如与会者不许互相批判；要善于结合他人意见提出自己的意见；不追究发言人的任何责任；不对任何方案作评价，特别是否定性的评价。
6．发布会。召开发布会主要是要通过各种媒体，使更多的人了解有关情况和有关方面的立场。管理这类会议进程要注意：
（1）要善于引起对方的关注，如以各种方式引起他们的兴趣，以特定的手段创造一定的气氛等。
（2）注意公布事项的程序，一般是先公布其要点，再阐释前提条件和背景。
（3）尽可能利用好录音、录像、照片、投影等辅助手段。
（4）详尽的情况要以书面形式发给与会者。
（5）在答复询问时，注意巧妙地回避题外的问题。
（6）尽可能采用问答式的会议形式。
