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人事行政管理制度

  一、总则
  为了规范公司员工行为,创造一个秩序井然的管理环境,特制定本制度
  二、适用范围
  本制度适用于本公司所有员工(包括试用员工)。
  三、办公室管理制度
  1.签到
  1.1 员工必须亲自签到,由他人代签,一经发现,按旷工论;
  1.2 员工签到以签到时间为准,发现有填写不实者,按旷工论;
  1.3 迟到15分钟以内,每次罚款5元;
  1.4 迟到15分钟至一小时,每次罚款20元;
  1.5 无故迟到一小时以上按旷工处理;
  1.6 对于旷工员工第一、二次,每次罚款50元以示警告,如发生第三次,则做劝退处理;
  1.7 未签到,一次罚款50元;
  1.8 出差或外出办事不能按时签到者,须提前通知行政部。
  2.工作时间
  2.1 早8点45分—晚17点30分(星期六下午4:30下班);
  2.2 星期一至星期六(节假日除外);
  2.3 办公室晚上20点30分关门。
  3.加班
  3.1 公司不提倡加班,因工作需要必须加班的,需提前填写《加班申请单》,报部门经理审批;
  3.2 《加班申请单》交行政部门备案;
  3.3 员工加班时应提高工作效率,不得做与工作无关的事情,尽早完成,以保证自己和他人的休息;
  3.4 不加班人员晚上20点30分以前必须离开办公室。
  4.请假
  4.1 员工因故不能在规定的工作时间正常出勤,应事先请假。
  4.2 假别
  4.2.1 病假
  因本人疾病、受伤或其他生理原因请假,为病假。请病假一次超出三天销假时必须出具真实有效的相关医院证明,否则按事假论;病假期间发放基本工资的70%。
  4.2.2 事假
  员工因个人私务原因请假,为事假。事假为无薪假,每人次每月不得超过四天,全年不得超过15天,各部门经理应严格控制。
  4.2.3 婚假
  员工因本人结婚请假,为婚假。婚假准假天数根据路程远近、工作需要核定,但最多不超过10天,且不得分次请,婚假销假时必须出具真实有效的结婚证明。婚假期间发放基本工资的70%。
  4.2.4 产假
  女性员工因生育请假,为产假。产假为三个月,产假期间基本工资照发。
  4.2.5 丧假
  员工因直系亲属(父母、子女、配偶)及兄弟姐妹或配偶的父母死亡请假,为丧假。丧假准假天数根据路程远近、工作需要核定,最多不超过7天。丧假期间发放基本工资的70%。
  4.2.6 工伤假
  员工因从事公司安排工作、维护公司利益发生意外受伤需要请假,为工伤假。工伤假期根据医疗期而定,工伤假为有薪假。
  4.3 请假程序
  4.3.1 员工请假应以“诚实守信”为原则,如有发现弄虚作假,公司将予以辞退;
  4.3.2 员工请假以半天为单位,不足半天以半天计;
  4.3.3 员工请假需先填写《请假单》,经部门经理及行政部部经理审批;
  4.3.4 请假半天,经部门经理批准;请假一天,经部门经理、行政部经理批准;请假一天以上,经部门经理、行政部经理、总经理批准;
  4.3.4 《请假单》交行政部门备案;
  4.3.5 员工在外请假的,回公司一个工作日内须补交请假单到行政部备案。没有请假单或假期到期没有按时出勤者,有薪假按无薪假论,无薪假期间工资按基本工资200%扣除;
  4.3.6 晚上加班影响第二天考勤的,公司视其加班情况予以适当调整。
  5.出差
  5.1 员工因公司事务到上海以外的地方工作,为出差。
  5.2 员工出差须提前填写《出差申请单》,一个工作日以内经部门经理审批;一个工作日以上经部门经理、总经理审批。《出差申请单》交行政部备案。
  5.3 如遇紧急情况不能提前填写《出差申请单》,出差返回公司后要在一个工作日内补交到行政部,没有或超过一个工作日按事假计。
  6.网络管理
  6.1 员工在工作时间上网不准做与工作无关的事情,如玩游戏等;
  6.2 不允许借助公司名义登陆收费网站,一经发现,除费用自理外,公司要严肃处理;
  6.3 员工凡公司事务必须使用NAR统一邮箱,不得使用私人邮箱,并且公司邮箱管理员可以浏览相关工作内容。
  6.4 下班后离开办公室是要按正常程序关掉电脑。
  7.行为举止
  7.1 在办公区要着装整洁、得体,保持良好的精神面貌;
  7.2 不准在公共办公区吸烟、喝酒及大声喧哗;
  7.3 保持周围环境卫生,不得随意乱扔垃圾等杂物。
  四、电脑的管理
  1.公司为每台电脑进行编号、备案,每个人负责维护好自己的电脑;
  2.电脑出现问题要及时通知行政部,由行政部安排维修、维护。
  五、电话的管理
  1.本公司的电话,主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,不提倡员工在公司内打私人电话。如有特殊情况,月底要主动索取电话费清单,承担私话费用。
  2.员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以减少通话时间;
  3.总机接外线电话时,电话铃声响不应超过两次,要尽快接起;
  4.总台接听外线电话的标准用语为:“您好,____公司”当对方告知分机电话时,说“请稍等!”,如分机占线,说“电话占线,请稍后再打!”接听内线电话的用语为:“您好,总台!”,其他内容视情回答,总的要求是规范、简洁、礼貌。?
  5.员工要使用好自己的内线电话机,接听电话时要轻拿轻放,出现故障要及时上报行政部维修;如果纯粹个人因素导致电话机的损坏,要按价赔偿。
  六、宿舍管理制度
  1.为使员工宿舍保持良好的清洁卫生,整齐的环境及公共秩序,使员工获得充分的休息,以提高工作效率,特订本办法。?
  2.凡有以下情况之一者,不得住宿:?
  2.1 患有传染病者。?
  2.2 有不良嗜好者。?
  3.宿舍统由宿舍长担任宿舍舍监,其工作任务如下:
  3.1 管理一切内务,分配清扫,保持整洁,维持秩序,负责管理水电,煤气,门户。
  3.2 监督轮值人员维护环境清洁及门窗的关闭(尤其夜晚及风雨)。?
  4.本公司提供员工宿舍以现住人尚在本公司服务为条件,倘若员工离职,(包括自动辞职,受免职、解职、退休、资遣等)时,对房屋的使用权当然终止,届时该员工应于离职日起三天内,迁离宿舍,不得借故拖延或要求任何补偿费或搬家费用。?
  5.有下列情况之一者,应通知主管及行政部门:?
  5.1 违反宿舍管理规则,情节重大者。?
  5.2 留宿亲友者。?
  5.3 宿舍内有不法行为或外来灾害时。?
  5.4 员工身体不适应负责照顾,病情重大者应通知其亲友及主管并送医院。
  6.员工对所居住宿舍,要爱护公共设施、公司财产,不得随意改造或变更房舍;?
  7.员工不得将宿舍之一部或全部转租或借予他人使用,若经发觉,即停止其居住权利。
  8.公司领导得经常视察宿舍,员工不得拒绝,并听从有关指示。
  9.住宿员工有下列情况之一者,除取消其住宿权利并呈报行政部议处:?
  9.1 不服从舍监的监督、指挥者;
  9.2 在宿舍赌博(打麻将)斗殴、及酗酒;?
  9.3 蓄意破坏公用物品或设施等;
  9.4 擅自于宿舍内接待异性客人或留宿外人者;?
  9.5 经常妨碍宿舍安宁、屡戒不改者;?
  9.6 违反宿舍安全规定者;
  9.7 无正当理由经常外宿者;?
  9.8 有偷窃行为者;
  10.迁出员工应将使用的床位、物品、抽屉等清理干净,所携出的物品,应先经宿舍长或主管人员检查。
  七、办公用品管理办法
  1.为了使办公用品的采购工作能够规范、有序的进行,各个部门须在周五前将所需办公用品通知行政部,由行政部统一购买;如有紧急需要,须经行政部经理同意后方可购买;
  2.办公室用品用只能用于办公,不得移作他用或私用;
  3.所有员工对办公用品必须爱护,勤俭节约,杜绝浪费,禁止贪污,努力降低消耗、费用。
  4.购置日常办公用品或报销正常办公费用,由行政部经理审批,购置大宗、高级办公用品,必须报总经理批准后始得购置。
  5.办公人员领用办公用品,必须按实际需要领用,亲自签领,不得代领。
  八、办公设备的管理
  1.办公设备登记、编号办公设备购买后要在行政部登记,包括设备名称、规格/型号、使用部门、购买价格、预计使用年限、购买地等基本资料,同时由行政部进行编号备案。
  2.办公设备的使用
  2.1 公司员工使用办公设备前要先掌握正确的使用方法,不允许在不了解的情况下随便使用。
  2.2 公司员工在使用任何办公设备时如果发现有任何问题,要随时通知行政部维修,以保证工作的正常进行。
  2.3 公司员工要注意维护好办公设备,有恶意损坏者,一经发现和查处,要严肃处理。
  3.办公设备的维护、维修
  3.1 办公设备由行政部或外来维护人员定期进行维护。
  3.2 办公设备出现问题要及时通知行政部,由行政部统一安排维修。
  3.3 由于个人因素导致办公设备的损坏,由个人负责维修费用。
  九、费用报销制度
  1.报销作业流程
  1.1 报销人依据费用支出实际情况,在费用标准许可的范围内,填写《费用报销单》,并将原始单据整齐、分类、有序地附在后面。经办人必须在原始单据正面注明支出事由并签字,招待费须注明招待对象、时间及经手人,并经部门主管签字审核。
  1.2 报销人员将部门主管签字审核好的《费用报销单》交给财务部,由费用会计审核单据的合理性及合法性(是否符合公司费用报销制度等),核实后在《费用报销单》上注明“____金额符合报销规定”字样并签字,同时在原始单据上以“√”或“—”符号标明,以避免重复报销。
  1.3 将财务审核后的凭证交公司总经理批审并签字,注明“同意报支”字样。
  1.4 出纳员根据审批签字后的《费用报销单》,复核其原始单据的合格性及金额准确性等,复核无误后方可办理支付手续。如有误时应请当事人重新填制《费用报销单》,并将原《费用报销单》予以作废。
  1.5 出纳员办理完付款手续后,应立即在《费用报销单》及相应附件上加盖“款项付讫”章,以示该款项办妥。
  1.6 出纳人员对报销金额不准、大小写金额不符、金额涂改、手续不全或其他不符合财务规定的报销单据时,应拒绝付款;如发现有弄虚作假、多报、重报、慌报等现象时应及时报告财务主管,如经查实,将对当事人予以严肃处理。
  2.每星期三、星期六为集中报销日,非特殊情况其他时间不予报销。说明:所有人员的费用报支必须先冲减其原有借支款,余额再以现金补足。
  3.费用标准
  3.1 差旅费
  差旅费的报销采取包干补贴的办法,具体报销标准见下表:

项目

住宿费

生活费

市内交通费

合计

普通职员

70元/晚

25

25

120

部门经理

100元/晚

30

30

160

  备注:
  3.1.1 上述标准是指赴外地每人每天出差补助标准:“市内交通费”为出差地的市内交通费,出差天数算头不算尾。
  3.1.2 长途交通费采用实报实销的办法。所乘交通工具为硬卧火车或汽车,非经公司总经理批准,不允许乘坐软坐或飞机。
  3.1.3 各所在地市内出差,应乘坐公交车或地铁,特殊情况须经本部门经理批准后方可乘坐出租车。
  3.1.4 差旅费的报销以原始单据为依据,并列出明细单,在不超过上述标准的前提下据实报销,对低于标准部分,按50%予以返还(原则上必须有原始单据,否则必须报公司总经理签字审批),对于超出标准部分,全部自行承担。
  3.1.5 出国人员差旅费严格控制,先预算,由公司审核批准,严格按预算执行实报实销。
  3.2 手机费
  由公司配置手机的员工,手机费报销的具体标准如下:

分类

总经理

副总经理

部门经理

部门副经理

业务骨干

普通员工

内销

外销

业务

600

500

300

260

300

150

100

非业务

 

300

150

130

100

100

50

  备注:
  3.2.1 以上所有手机费用尽限于经公司批准购置拥有手机的人员(上述费用标准中含有电话月租费);
  3.2.2 出国人员尽量节约通话,以网络短信交流为主,或在当地租号;二人同时出国,只能启动一部手机。
  3.2.3 标准之内20%及超出部分由个人承担,出国期间不核定超出部分。
  3.3 车辆费
  公司货车费用实报实销,由公司配备汽车的员工,除去因公的长途过路费及油费外,其他市内停车费、购油费等费用由个人承担20%,违章罚款使用人自行承担。
  3.4 交际应酬费
  招待客户,每次招待费用不超过150元者(每月发生四次以内),由部门正经理审批同意,否则一律报经公司总经理审批同意后,方能列支。
  备注:凡招待费和交际费必须要有税务监制章的原始发票,发票上要填写本部门名称、时间、大小写金额等。各种内容要合法、真实、准确。报销时,发票上要有证明人签字和招待客人的名称、招待费事由及招待地点,且在发票上注明招待地的电话号码,不允许有白条报帐。
  3.5 购置费
  凡购置固定资产和低值易耗品的,都必须向公司经理提出书面报告,经审批同意后方可购置。
  3.6 员工生日
  本着热烈、节约、搞好气氛为原则,每月一次,集体庆祝当月员工的生日,每次控制在150元以内,由行政部统一安排。
  4.补充说明
  所有费用报支原则上要有正规发票,特殊情况下无正规发票,须单独填写《费用报销单》。
  十、员工社会福利
  公司正式聘请并签订劳动合同的员工,在合同期内,公司为其办理以下保险:上海户籍,办理“镇保”保险;外地户籍,办理综合保险,相应费用由公司承担,员工享受上海市“镇保”、综合保险规定的相应社会福利和公司规定的各种福利。
  十一、本制度自2005年1月10日起开始执行,解释权归公司行政部。

  人事行政部
  ___年___月___日

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