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物业管理财务部工作手册

  第一章 财务部组织架构
  财务部经理
  会计
  出纳

  第二章 财务部职责范围
  1.根据国家有关财务制度,结合公司的具体情况,制订适合物业管理需要的会计核算制度和财务管理制度。
  2.根据物业管理合同、物业的功能,编制财务预算,确定合理可行的收费标准和分摊比例。
  3.组织日常的会计核算,遵守各项收入制度、费用开支范围和开支标准,对不合法、不真实、不准确、不完整的原始凭证及违反财务制度的收支予以抵制,认真做帐、记帐算帐、查帐、报帐。日清日结,做到帐实相符、帐帐相符,帐表相符。
  4.准确计算并及时催收各住户应交的管理费、水电费等各项费用,按期上缴各种税收。
  5.定期检查财务预算的执行情况,加强与其他部门的协调,发现问题及时调整,确保管理费收支基本平衡。
  6.妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表其他档案资料。
  7.参与重大经济合同业务以及合同签约和管理业务开拓的可行性研究,为总经理决策提供参考意见。

  第三章 岗位职责
  一、财务部经理
  1.全面负责本部门各项工作,直接对总经理负责。
  2.组织公司的财务管理工作,制定和完善财务管理制度和操作流程,协助总经理进行经营管理。
  3.审核会计凭证和各类会计报表,编写财务分析,送总经理审阅。
  4.加强部门建设,开展业务培训,提高并保持部门员工的总体业务水平。
  5.编制财务预算,审核控制各项费用支出,合理安排各项费用。
  6.检查、监督各项收入的及时收缴,保证公司资金的正常周转。
  二、会计
  1.进行本部门的日常管理,协助经理做好会计核算工作。
  2.负责会计制证和帐务处理,编制会计报表。
  3.审核收费通知单,保证收费标准无误,并做好催缴工作。
  4.审核各项费用支出,执行财务预算。
  5.检查银行、库存现金、资金帐目,发现问题监督改正调帐,并负责来往帐的清理。
  6.登记帐本,妥善保管会计凭证、帐本、会计报表和其他档案资料。
  7.完成经理交办的其他工作。
  三、出纳员
  1.现金收付,登记现金手册,并编制现金收支日报单。
  2.现金及时存行,支票及时进帐,同时保证日常报销所需要的备用金的支取和款项的收取和支付。
  3.负责收据和发票等票据的管理。
  4.负责代收代付款项的收取和划付。
  5.登记现金帐、银行存款帐、管理费用明细帐。
  6.计算和发放员工工资。
  7.收入类单据的清理并制证或清理后转入会计制证。
  8.完成上级交办的其他工作。

  第四章 工作标准
  1.会计核算工作能有条不紊地进行。(即从收支两条线分别来看,收入方面从款项取得直到交纳税款、报表反映;支出方面从款项提取至报表反映,中间各个环节环环相扣,每个环节操作正常以保证整个过程按会计核算的要求进行。)
  2.及时准确地提供各项财务信息,包括收入情况、支出情况及银行存款余额情况或某项经济业务的效益情况。
  3.及时准确地编制会计报表及报表说明、财务分析报告。
  4.加强收入的管理,保证公司收入不流失。
  5.加强支出管理,保证一切支出都在受控制状态,包括工资性支出以及水、电、维修材料、办公用品等费用的支出。
  6.加强预算管理,保证日常的收支状况与财务预算基本一致。
  7.制定切实可行的财务管理制度和操作流程,并对部门内员工进行岗位培训与指导,保证部门员工基本上能履行各岗位的职责。
  8.与税务、金融等部门沟通良好,不因为公关工作不到位导致公司利益受损失。

  第五章 财务管理规定
  一、目的。本规定规定了公司资金、现金、票据、费用开支、会计档案的管理办法,旨在加强会计基础工作,正确执行国家财经纪律和财务制度,更好地为物业管理工作服务。
  二、适用范围
  本规定适用于公司财务部对资金、现金、票据、费用开支、会计档案的管理。
  三、职责
  财务部财务人员严格执行本规定,并监督公司全体员工执行本规定。
  四、工作内容和要求
  1.本规定的基本原则是:执行国家有关法律、法规和财务制度,对公司的财务活动实施有效控制,并接受上级有关部门的监督。
  2.财务部是公司财务管理部门,在总经理领导下,对公司财务活动实行统一管理。
  3.财务人员管理
  (1)会计人员的聘用,由行政人事部初试后,由总经理直接面试后决定。
  (2)公司重大项目的决策须有财务部负责人参加。
  (3)财务人员必须具备专业技术资格,持证上岗。
  4.资金管理
  (1)原则上应在国有商业银行开设银行帐户,开设或撤销银行帐户时,必须报总经理批准。确需在非国有商业银行开户的,在申请开设帐户的同时,须报审帐户资金最高限额。财务负责人必须监督帐户资金限额的执行情况,并对执行结果负责。
  (2)必须按银行及公司规定使用现金。
  (3)库存现金限额,按开户银行的规定执行。开户银行没有核定限额的,最高不得超过5000元。
  5.实物管理
  (1)关于材料物资管理的规定:
  a)购进的材料物资,原则上应先进仓,后领用。
  b)对生产中急需的或零星的辅助材料,确需直拨使用的除按规定审批外,必须经项目负责人验收并签名,方可报销。
  c)工程完工后,剩余的材料必须办理退仓手续。
  d)材料、物资必须至少在每年三月和九月盘点二次。会计人员必须实地监督盘点,财务负责人必须对盘点结果的真实性负责。
  e)对材料物资出现盘盈、盘亏的,必须查明盈、亏的原因,提出改进措施。必要时,对库存材料进行复点。
  6.固定资产管理
  (1)各管理处、部门必须指定一名固定资产实物保管责任人,对固定资产的实物管理负责。
  (2)固定资产必须设置卡片帐进行管理,卡片帐必须由固定资产保管责任人签名,保管责任人变更的,必须及时变更卡片帐。
  (3)在每年的六月,财务人员必须会同固定资产专责及实物保管责任人全面盘点固定资产。会计人员必须实地监督盘点,对盘点结果的真实性负责。
  (4)盘点中出现的损溢,必须按规定的程序报批。
  7.会计档案管理
  会计凭证、会计帐簿、会计报表及储存会计资料的磁盘是企业的重要经济资料,要定期装订、整理立卷、妥善保管。
  (1)会计档案管理实行分阶段负责制。按会计凭证的传递流程分出纳责任期、主管会计责任期。其中出纳责任期从出纳审核并接收业务部门的原始凭证起,到出纳将凭证传递给主办会计为止;主管会计责任期是从主办会计审核并接收出纳传递过来的凭证起,到将会计档案移交给档案室保管为止。
  (2)在出纳责任期,出纳对交存的原始凭证及自己填写的记帐凭证负保管责任,按规定于每月28日前传递给主管会计。
  (3)在主管会计责任期,主管会计对出纳交存的会计凭证、电算产生的记帐凭证、所有科目汇总表、装订成册的凭证本、会计帐簿、会计报表、已登录的档案袋、储存会计资料的磁盘等负责保管,同时应按归档要求对各类档案负责立卷、装订成册、分类分柜保管。存放场所应加锁,钥匙由主管会计掌握。档案原则上不得借出,如有特殊需要经总经理批准后,征得主管会计的同意并约定归还期,办理登记手续。借用期内借出资料的借用人负责保管。超过借用期限,主管会计未催讨追索,造成会计资料丢失的主管会计负连带责任。
  (4)会计年度终了后,当年的会计档案半年内仍保存在主管会计处,期满后编造清册移交公司的档案室。
  (5)会计档案必须妥善保管,存放有序,查找方便,并严格执行安全和保密制度。
  8.定期公布管理规定
  (1)按业主管理委员会的要求,采用不同形式,定期公布管理费用收支情况、维修基金使用情况。
  (2)对较大费用的支出要分析情况、加以说明。
  9.财务管理安全管理规定
  (1)注意防盗,财务管理部门严禁闲杂人员逗留,下班关好门窗,锁好保险箱,密码加锁,密码注意保密。
  (2)保险箱钥匙不得在办公室过夜。
  (3)注意防火,室内严禁抽烟,下班切断电源。
  10.财务人员工作要求:
  (1)财务部经理
  a)贯彻执行国家和上级有关财务管理方针、政策和法规,遵守国家法律、法令。
  b)严格遵守财经纪律,建立和健全财务管理制度及核算制度,并负责督促检查执行情况。
  c)负责公司资金的平衡、掌握和监督资金的合理使用,监督资金回笼,考核资金使用和投资效果。
  d)参与策划重要的经营策略,并对重要经济合同及投资项目进行评议。
  e)向上级领导提供季度分析报告,并提出可行性建议。
  f)负责收付凭证的审核、工程结算工作。
  g)负责编制公司年度预算,制定各部门考核指标并监督执行。
  h)对财务人员进行业务指导。
  (2)主管会计
  a)按国家会计制度规定,进行认真审核、分录、算帐,做到手续完备、内容真实,数字准确、帐目清楚,做到帐物相符、帐帐相符、帐表相符。
  b)根据公司的特殊性,分门别类进行分部门分小区建帐核算,使公司领导和各部门各小区领导能及时掌握盈亏情况,
  c)编制各种记帐凭证,及时编制会计报表,为领导的管理工作提供有关的数据资料。
  d)负责妥善归档保管好会计凭证、帐簿、报表等一切档案资料。
  e)编制资产负债表、损益表、收入明细表、成本明细表,并与其他报表相互核对,有对应关系的数字必须保持一致,年终编报财务状况变动表及财务分析。
  f)依据国家税法规定,按时按规定缴纳各项税金,做好有关资料的报送工作,按发票管理的有关规定,做好发票的保管及发出工作。
  g)严守机密,妥善保管会计档案资料,及时装订会计凭证,年底结算完毕,将全年会计凭证、帐簿、会计报表等资料收集齐全,整理立卷,妥善保管。
  h)指导出纳,定期检查或抽查出纳的现金库存情况。
  i)编制每月经营情况分析并提供分析报告。
  (3)出纳员
  a)遵守国家有关财经纪律,严格执行现金管理规定和银行结算制度。
  b)负责办理现金收付各银行结算业务,负责登记现金的银行存款日记帐,每月终及时做出银行存款调节表。
  c)负责保管库存现金和各种有价证券、结算凭证、空白支票、收据和有关印章。
  d)认真审查每一笔款项的支付和费用报销,对违反规定的一律拒付,并及时向有关领导反映。严禁白条取款入帐。
  e)负责工资表的编制及发放。
  f)出纳人员不得兼管收入、费用、债权、债务帐簿的登记工作和档案的保管工作。

  第六章 费用报销管理规程
  一、目的
  本规程规范费用报销程序,确保各项费用支出得到合理控制。
  二、适用范围
  本规程适用于公司各项报销费用的控制。
  三、职责
  1.财务部经理负责报销单据的及时审核。
  2.公司总经理负责报销费用的审批。
  四、报销程序
  1.报销费用的填制要求
  a)费用经办人原则上应在费用发生后的5个工作日内到财务部办理报销手续,特殊情况可另行处理。
  b)将原始单据剪齐边角,正面朝上(与报销单据同向)粘贴在报销单的反面左边。
  c)用蓝色或黑色钢笔、签字笔如实填写报销单的各项内容,如:报销时间、报销人、费用摘要、单据张数等。
  d)采购类经营费用,须凭有效的《请购单》(或采购计划表)和发票到仓库办理物品验收入库手续,并将进仓单、直拔单附在报销单据的后面。
  e)非采购类的行政、办公或其他费用,直接填制报销单据。
  f)外出培训费凭《培训协议》办理报销手续。
  2.报销单据的审核
  a)费用报销单据经手人签名后,由各部门主管签字确认。
  b)财务部经理应在收到报销单据的一个工作日内,对各项报销费用进行严格认真的审核,凡符合报销标准的,审核人在财务审核栏内签署姓名、审核日期后,由报销人交总经理审批。
  c)经审核报销单据不符合费用开支标准或在有其他疑问,而报销人又无法提供总经理批准的报告时,审核人应退回报销单据。
  3.费用的给付
  a)报销人依据审批手续完整的报销单到财务部出纳处签名领取费用。
  b)单位价格在2000元以下的报销费用,由出纳员用现金支付。
  c)单位价格在2000元以上的报销费用,原则上由出纳员用支票支付,特殊情况的可报财务部经理批准后,以现金支付。
  d)各费用发生前借支备用金的,由出纳员作冲减备用金处理。
  4.费用报销单据的保管
  a)费用报销单据由出纳按顺序编制付款凭证,送财务部会计汇总、记账。
  b)所有报销的费用单据,由财务部加密长期保存。
  5.本规程执行情况作为财务部相关人员的考评情况之一。

  第七章 工资发放规程
  一、目的
  本规程规范工资发放程序,确保员工能及时、如数、安全地领取工资。
  二、适用范围
  适用于物业公司员工的工资发放工作
  三、职责
  1.行政人事部负责每月员工考评及员工动态资料的编制。
  2.财务部出纳员负责员工工资计算和《工资发放表》的编制。
  3.财务部经理负责《工资发放表》的审核。
  4.总经理负责《工资发放表》的审批。
  四、工作程序要点
  1.员工每月工资的计算
  a)财务部负责每月15日发放上月1-30日的工资,遇节假日顺延(春节除外)
  b)公司人事部、管理处在每月2日前将员工考勤表送出纳。
  c)出纳员每月6日前根据考勤表、员工工资的计算系数计算员工上月工资,并编制《员工工资发放表》。
  d)员工工资的计算工式:员工月工资=(基本工资+岗位工资+业绩工资)×当月出勤天数/当月全勤天数。
  e)出纳员必须在编制完毕的《员工工资发放表》的制表人栏签署姓名及日期并于每月8日前报财务部经理审核。
  f)财务部经理应在每月10日前审核《员工工资发放表》。如有疑问,应及时查清并予以更正;如无疑问,应在财务部审核栏内签署姓名及日期后于11日前报总经理审批。
  g)总经理原则在15日前将审批完毕的《员工工资发放表》交回财务部,特殊情况另行处理。
  2.年终奖金的计算
  a)公司行政人事部在规定日期(具体日期由总经理决定)将总经理审批完毕的上年度《员工考评表》交财务部会计。
  b)财务部会计根据当年可分配奖金总额并根据奖金分配方案(由总经理根据当年经营状况决定)及《员工考评表》计算出每个员工的年终奖金,并据此编制《员工年终奖金发放表》。财务部会计应在编制完的《员工年终奖金发放表》的制表人栏内签署姓名及日期。
  c)财务部经理应严格审核《员工年终奖金发放表》。如有疑问应立即查清,予以更正;如无疑问,应在审核栏内签署姓名及日期。
  d)财务部经理应及时将《员工年终奖金发放表》报送总经理审批。
  e)总经理在审批的同时应注明具体发放日期。
  f)试用期员工不享有年终奖金。
  g)奖金发放日离职的员工不享受年终奖金。
  3.工资、奖金的发放
  (1)银行代发的工资及奖金:
  a)出纳员根据审批手续完整的《员工工资发放表》在每月15日前将员工工资表交公司开户银行发放;
  b)新人职的员工由出纳员根据人事部提供的员工个人资料及身份证复印件向开户银行申请办理工资代发存折;
  c)新办的工资发放存折原则上在18日前由员工本人到出纳处签名领取;
  d)存折原则上禁止他人代领。如有特殊原因确需他人代领的,代领人必须在领取时出具被代领人的书面委托书、代领人及被代领人的有效身份证原件,由纳员将双方身份证复印后留存;
  e)员工可在每月16—18日到出纳处领取工资清单;
  f)员工的年终奖金由出纳在总经理批准的日期内送交公司开户银行代发。
  (2)现金发放的员工工资及奖金:
  a)工资年终奖金原则上应由银行统一代发,因特殊情况无法办理银行代发手续的员工工资由出纳员按照(员工工资发放表)用现金发放;
  b)员工应在每月规定的工资发放日(或年终奖金发放日)到财务部出纳员处签名领取自己的工资(或年终奖金);
  c)员上在领取现金发放工资的同时可以领取工资单。
  4.离职员工工资的计算与发放
  a)离职员工凭审批手续完整的(员工离职表)到财务部结算工资。
  b)出纳员根据《员工离职表》、依照员工工资计算公式在一个工作日内计算该员工离职工资。
  c)员工离职工资经财务经理审核、总经理审批后生效。
  d)未办理离职手续,擅自离职的员工将扣发其未领工资。
  5.工资资料的查阅及保管
  a)如员工对自己的工资存有疑问,原则上应在工资发放后的五日内持工资存折或工资单到出纳员处查询。特殊原因不能及时查阅的,可在一个月内到财务部申请查阅。
  b)员工只可以查阅自己的工资,不可以任何理由代他人查阅。
  c)每月的工资发放资料由财务部主管会计编制凭证进行相关的账务处理。
  d)财务部经理月末进行系统的审核后,将工资发放资料加密在财务部长期保存。

  第八章 管理费收取管理规程
  一、目的
  本管理规程规范服务收费管理,确保业主(住户)满意。
  二、适用范围
  本规程适用于对兴业新邨管理服务费、水费、公共分摊水电费。
  三、职责
  1.财务人员负责办理现金或委托银行收费的有关手续。
  2.保安员协助财务人员向业主(住户)派发收费凭据或催款通知单。
  四、工作要求和内容
  1.收费方法,可分为两种:
  a)现金收费:车位使用费(临时停车)、装修管理有关费用、物业管理服务费、水费及公共分摊水电费、维修服务费、家政服务费;
  b)委托银行收费:住宅物业管理服务费、住宅水费、住宅公共分摊水电费;
  2.委托银行收费的开户手续:在业主办理入住手续时,凭物业公司开的帐户,到指定银行存入一定金额,以便每月结算划帐。
  3.对小区内业主(住户)的收费
  (1)住宅物业管理服务费的收取
  a)兴业新邨两个月收一次管理服务费,逢单月收费。逢双月30日前,财务人员通知指定银行在业主(住户)帐号上扣除住宅物业管理服务费及其它应收费用。财务人员在收到银行扣费成功通知后,应在5天内把收费凭据交管理处服务中心,由服务中心组织分发给业主(住户)。
  b)若业主(住户)帐户中金额不足以支付当期费用时,由财务人员用电话通知或发出催款通知单向业主(住户)催缴。
  c)若连续三个月欠缴,由财务人员发出限期缴款通知单,限其3天内缴清欠款及滞纳金,否则按有关规定处理。
  d)住宅物业管理服务费计算公式:服务管理费=住宅的销售面积×住宅管理服务费标准+购买的机动车车位面积×住宅管理服务费标准×50%
  (2)住宅水费的收取
  a)每双月25日前,由管理处工程组人员读取水表值,并计算每户应交水费(包括公共分摊)。住宅水费同住宅管理费一起收取,收取程序跟住宅管理费一样。
  b)水费计算公式:业主(住户)的每月水费=该户水表读数(吨)×住宅水费单价+公共分摊水费摊R:
  (3)小区内住宅公共分摊电费的收取
  a)每双月22日前,由管理处工程组人员读取小区内公共部分电表值,并计算每户应分摊值;每双月30日前,财务人员通知指定银行在业主(住户)帐号上扣除公共分摊电费及其它费用。
  b)公共分摊电费和管理费一起收取。
  c)公共电费分摊原则:
  Ⅰ)每一座走廊、楼梯、电梯运行、水泵运行等每座楼宇内公共电费,由该座业主(住户)分摊;
  Ⅱ)小区道路、中心公园等小区公共区域的路灯、草坪灯的电费,由小区业主(住户)及区内商铺租户分摊;

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