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物业管理公司的财务制度

  一、财务会计管理的涵义
  财务是指企业为达到既定目标所进行的筹集资金和运用资金的活动。在物业管理经营过程中,各类管理服务费、特约代办服务费、各种兼营性服务的收入和相应的开支等,就构成了物业管理公司的资金运行。物业财务管理就是物业管理公司资金运行的管理,在资金运行过程中,包括整个物业经营出租、管理服务收费等资金的筹集、使用、耗费、收入和分配。要按照政府有关规定,规范物业管理企业的财务行为,加强财务管理和经济核算。物业财务管理的对象就是物业经营、管理、服务的资金费用和利润。为了提高经济效益,扩大收入来源,使物业不断保值增值,许多物业管理公司实行“一业为主,多种经营”的方针,公司下属既有商业贸易部门,也有工程维修机构,还有出租物业及其他提供有偿服务服务机构。财务管理的主要内容有:对资金筹集运用的管理,固定资产和经租房产租金的管理,租金收支管理,商品房资金的管理,物业有偿服务管理费的管理,流动资金和专用资金的管理,资金分配的管理,财务收支汇总平衡等等。
  财务管理的任务是:
  (一)筹集、管理资金
  这就是要保证物业经营的需要,加快资金周转,不断提高资金运用的效能,尤其是提高自有资金的收益率。物业管理公司的主要经济来源是房租收入、物业有偿服务管理费收入,要大力组织租金收入,加强有偿服务管理费的收费工作,做到应收尽受,提高回收率。另外,在资金使用上,对各项支出要妥善安排,严格控制,注意节约,防止浪费。充分发挥资金的效果。
  (二)经济核算
  通过财务活动加强经济核算,改善经营管理,降低修缮、维修、养护成本,不断降低消耗,增加积累,提高投资效益和经济效益。
  (三)多元经营
  积极组织资金,开辟物业经营市场,“一业为主,多元经营”,不断寻求物业经营的新生长点,不断拓展物业经营的新领域,形成新优势。
  (四)财务监督
  实行财务监督,维护财经纪律。物业管理公司的经营、管理、服务,必须依据国家的方针、政策和财经法规以及财务计划,对公司预算开支标准和各项经济指标进行监督,使资金的筹集合理合法,资金运用的效果不断提高,确保资金分配兼顾国家、集体和个人三者的利益。同时,要在分配收益上严格遵守国家规定,及时上缴各种税金,弥补以前年度亏损,提取法定公积金、公益金,并向投资者分配利润。
  二、财务会计管理制度
  财务管理制度是物业管理公司内部管理的重要制度,是保证有关财务管理工作规范化、标准化的一系列具体规定。可分为以下几类制度:
  (一)会计核算方法及凭证账册制度
  (1)管理部采用借贷复式计账法,会计科目和核算方法以企业单位预算会计为主,结合管理部的实际,设置银行现金日记账、总分类账、各项明细分类账;
  (2)原始凭证是计账的依据,财会人员必须认真审核各种原始凭证,要求一切原始凭证必须手续完备、合法,内容真实,数字正确,日期和印章齐全,大、小写相符等,不得有白条报账,不得有涂改。一切原始凭证经审核无误后,才能填制记账凭证,据以记账;
  (3)财会记账员应对一切原始凭证记账负责,账簿的记载不得挖补、涂改或用褪色药水消除字迹,记账应使用钢笔,不准用铅笔或圆珠笔,发生错误应根据性质,采用划线更正或红线更正。凭证、账册应根据专人列册登记,妥善保管,不得丢失。有关会计报表、账册、会计凭证保存年限按上级规定办理;
  (4)指定专人保管一切未使用的重要空白凭证,如支票、现金收据、发货票据等,动用时由领用人办理领用手续。对误写的收据或作废的支票,应注销作废章,妥善保存,不得销毁废弃。
  (二)货币资金管理制度
  (1)严格按照国家有关现金管理制度的规定,除抵补现金库存外,非经银行同意,不得将业务收入坐支留用,严格分清收支两条线;
  (2)做好库存现金的保管工作,有关证券和现金必须放在银箱内,确保安全。对指定使用备用金的人员必须进行定期检查、核对,做好备用金的管理,库存现金不得超过银行规定的限额。
  ①建立健全现金账目,做到日清月结,钱账相符,杜绝白条抵库或账外现金,禁止私立“小金库”;
  ②对超过现金收付限额以上的收付款项,必须通过银行结算。
  (三)费用现金报销制度
  为了加强现金报销管理,严格执行财政纪律,对各项现金报销拟定以下制度:
  (1)差旅费报销制度(具体内容略,下同);
  (2)加班费报销制度:
  (3)医药费报销制度;
  (4)客饭招待费报销制度。
  (四)往来账目清理制度
  做好结账收付款的工作是保证管理正常运转的重要环节。财务人员要及时结账收款,摧收应收账款。过月未收的账款,要上门催收。对月终尚未清理的债权债务,应查明原因,列出清册。财会人员不能解决的事项应及时上报领导。
  (五)会计报表制度
  会计报表是经营收支执行情况的重要组成部分,其书写报告是领导和上级主管部门了解管理部经济状况和领导工作的重要信息资料,也是编制下半年收支计划的重要依据。所以,要保证报表的数据准确,内容完整,报送及时,手续完备。对年度结算报表,应附有分析收支计划执行情况的说明。
  (六)固定资产管理制度
  1.固定资产的涵义
  固定资产是指使用期限较长,单位价值较高,在使用过程中保持原有实物形态的资产,是管理部门进行有偿服务所必须的物质条件。为保证固定资产的安全完整,提高使用效率,应管好用好这些资产,提高服务效益和经济效益。
  2.固定资产的范围和分类
  (1)凡单价在200元以上的一般设备,单价在500元以上的专用设备,其耐用时间在一年以上的,均列为固定资产;
  (2)不满上述金额的设备而耐用时间在一年以上的大批量同类财产,也列为固定资产;
  (3)固定资产分为房屋及建筑物,专用设备,家具设备,电器设备,一般设备等大类。
  3.固定资产的账务处理
  (1)固定资产实行分级管理,物资管理部门应建立分类明细账和固定资产登记卡,使用部门应掌握本部门的物品情况,建立物品使用登记卡;
  (2)购入、自制和馈赠的固定资产,一律开具验收单,并填写登记卡,标明编号;
  (3)固定资产领用时应填写领用单,并由使用人在登记卡上签名,表明其设备由其保管使用;调离岗位时应将物品缴回,并注销账卡;
  (4)固定资产的报废、报损,应由部门填写报废、报损单,经财产管理部门审核后,按批准权限逐级审批,方可核销;
  (5)固定资金调拨,应严格按规定办理。调拨时,先由部门填写调拨申请单,经双方部门领导和上级主管部门签章后有效,使用部门不得自行处理。
  4.固定资产的管理职能
  (1)固定资产管理员应负责管理部全部财产的管理,办理固定资产的购置、验收、领发、建卡、报废、报损的处理及账务核算工作,做到账、卡、物相符,每年末进行一次清点、核账,并及时调整账目;
  (2)为保证固定资产账、卡、物的准确性,管理部门和使用部门要相互配合,定期进行盘点,盈、亏要填表,通过财务部门调整账、卡。
  三、财务管理的机构及职责
  (一)财务部门机构的设置
  物业管理公司的财务会计与其他行业的机构设置也大致相同,只是工作内容和方法有物业管理行业的特点。根据物业管理公司的具体情况、资质等级及规模大小、人员可以灵活配备。财会部门一般可设置下列人员:财务会计部经理、主管会计、出纳、电脑员、统计员、收费员。
  (二)财会人员的岗位职责
  1.财会部经理
  (1)向企业领导人负责,组织公司的财会管理工作,当好企业负责人的经营管理参谋;
  (2)每月、每季审核各种会计报表和统计报表,写出财务会计分析报表,送企业法人审阅;
  (3)检查、监督物业管理各项费用的及时收缴,保证企业资金的正常运转;
  (4)审核控制各项费用的支出,杜绝浪费;
  (5)合理有效地经营管理好企业的金融资产,为企业创造利润;
  (6)根据物业管理行业的具体特点、依据财会管理有关法规、政策、文件,制定财会管理具体制度和操作程序;
  (7)组织拟定物业管理各项费用标准的预算方案,送企业领导、业主委员会和相关主管部门审核、修定;
  (8)研究熟悉和实施相关的工商、财会及税务、物价等管理制度,运用法律、行政处分和经济手段保护公司的合法权益。
  2.主管会计
  (1)向部门经理负责,具体组织好本部门的日常管理工作;
  (2)每日做好各种会计凭证和账务处理工作;
  (3)每月、每季按时做好各种会计报表,定期向业主委员会公布管理收缴及使用情况;
  (4)负责检查、审核各经营管理部门及下属机构的收支账目,向企业领导及时汇报工作情况;
  (5)检查银行、库存现金和资产账目,做到账账相符,账实相符;
  (6)按照物业管理的行业特点和需要,分类计账;完成企业领导交办的财会工作。
  3.出纳
  (1)遵守公司员工守则和财务管理制度;
  (2)管理好公司的现金收付、银行存款的存取,保管现金、有价证券、银行支票等;
  (3)及时追收企业各种应收款项,保护企业和业主利益不受损失;
  (4)编制有关现金收付记账凭证、现金日记账、银行日记账的工作;
  (5)及时办理各项转账、现金支票,按月将银行存款余额与银行对账单核对相符,并交会计作账。
  4.统计员(电脑员)
  (1)及时统计、存储各种费用收付资料,供主管会计参考;
  (2)维护好电脑设备,保管好所有资料,对变动资料数据应及时修改并存储;
  (3)及时输入打印收费通知单,保证费用的按时收缴。
  5.收费员
  物业管理企业所辖区业主(住户)较多时,可专门在各管理处配备收款员,其职责是:
  (1)负责物业管理费等各项费用的通知和收缴;
  (2)对缴费情况随时进行统计,及时追讨欠缴费用;
  (3)承接与物业管理相关的经营服务收费,为业主办理各项公用事业费的缴付;
  (4)和业主(使用人)交朋友,争取他们对物业管理工作的理解和支持,协助搞好“窗口”服务;
  (5)完成企业和部门领导交办的其他任务。
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