加强会议管理，压缩会议时间，提高会议质量，是各部门的一项重要工作任务，是提高工作效率、工作水平的重要体现，为了进一步加强和规范会议的组织工作，端正会风，精简会议，提高效率，特制定本办法。本办法所指会议，是指由公司领导主持，各科室主办的各种会议。凡各科室主持、安排的各种会议，由各科室自行通知、组织、接待和服务。
二、职责
（一）综合办公室
1．是公司会议管理的专业管理部门，负责会议的通知安排以及管理考核工作。
2．负责第一会议室、接待室的管理和卫生清扫工作。
3．负责重要会议的接待、服务工作。
（二）各专业科室负责本科室主办的各类会议的会务组织和签到考勤工作。
三、工作程序
（一）一周会议表安排程序
1．每周五14：00前，综合办公室秘书根据《齐隆公司例会安排一览表》，征求每位公司领导的下周会议安排意见，形成《齐隆公司一周会议表》初稿。
2．14:30前，综合办公室秘书取回《新联公司一周会议表》，识别出需我公司人员参加的会议，形成《齐隆公司一周会议表》二稿。若新联公司会议安排与我公司会议安排的人员和时间等出现冲突时，综合办公室秘书要及时通知有关公司领导进行调整。
3．15:00前，综合办公室秘书将《齐隆公司一周会议表》二稿请综合办公室主任和公司经理审阅后定稿分发。
4．15:30前，各单位办事人员取回《齐隆公司一周会议表》，及时将有关会议的参加人员、开会时间、地点等具体要求通知到位。
（二）会议考勤程序
1．会前15分钟，会议主办科室责任人开始在会议室组织与会人员签到。
2．与会人员在《会议签到考勤表》上签到。
3．会议时间到后，签到工作停止，主办科室责任人将与会人员的到会情况向主持会议的公司领导进行汇报，征得领导同意后开始开会。
4．会后，主办科室责任人在《会议签到考勤表》上对会议出勤情况进行总结，经会议主办科室负责人和主持会议领导审阅后，将《会议签到考勤表》交给综合办公室秘书。
5．综合办公室秘书每月对当月各项会议出勤情况进行总结，在经济责任制考核中予以体现。
四、工作规定
（一）管理规定
1．严格会议请假制度，应参加会议人员因特殊原因不能到会，经主持会议领导或主办科室负责人批准后，可由相关人员代为参加，严禁无故旷会、代会。
2．严格会议签到程序，会议主办科室要提前在会场入口处准备好《会议签到考勤表》，与会人员进入会场，应首先签到，如实填写到会人数和姓名。
3．与会人员进入会场后，应按顺序由前往后依次就座（指定座次除外），遵守会场纪律，不得喧哗，不得交头接耳，严禁吸烟。
4．会议期间，与会人员佩带的传呼机、手机应关闭或调至静音位置，以免影响周围其他人员和会议进程。
5．严禁无故早退，会议期间如有特殊情况确需早退者，必须经主持会议领导或会议主办科室负责人批准，并安排本单位与会人员代为做好会议记录后方可离开。
6．严格例会制度，各种例会开会时间、地点、与会人员要相对固定，如遇节假日，会议时间顺延。因特殊原因开会时间需调整的，以《一周会议通知表》为准。
7．会议主办科室对会议内容、议题要做好充分准备，立足开会、开短会、开实会，力避形式主义、走过场、议而不决，造成人力、物力和时间的浪费。
8．与会人员要统筹安排工作，做好会议发言及材料准备，简明扼要、条理清楚地汇报工作进展情况，反映工作中的问题，有针对性地提出工作意见和建议，确保会议质量和会议效率。
9．与会人员要高度重视会议的记录和传达工作。参加会议必须携带记录本，对会议内容、会议精神和会议要求作好记录，并在会后及时准确地向有关领导和员工进行传达，有效地组织落实。
（二）考核规定
1．对综合办公室和其他管理部门因通知延误、组织不当或安排失误而影响会议质量或效率的，每次扣该部门50～500元。
2．《齐隆公司一周会议表》安排的会议，主办部门会后不交《会议签到考勤表》的，每次扣该部门50元。
3．无故或未经批准旷会（以《会议签到考勤表》为依据），扣当事人所在单位20元/人__次。
4．单位应出席会议人数较少（1～2人）时，与会人员必须亲自签到，不得代签，不签到者以旷会处理。
5．单位出席会议人数3人以上（含3人）时，由单位与会带队人签到，签到所填人数与通知要求人数不符，或所签人数与实际到会人数不符，视作违反会议纪律，每少一人次扣该单位20元。
6．无故或未经批准迟到、早退者，扣其所在单位10元/人__次。
7．无故或未经批准代会，扣其所在单位10元/人?次。
8．与会人员交头接耳，或者接打电话影响会议秩序的，视情况扣其所在单位10～50元。
9．与会人员不带会议记录本，或不作会议记录，因此而造成会议内容得不到落实的，视情况扣该单位50～500元。
五、本办法解释权归综合办公室。
