1、凡是上级党政部门 （含省、市科委、科协）来的文件以及本部门领导同志和工作人员参加的有关会议带回的文件资料，必须交由办公室分管文档管理的同志登记、保管。
2、凡是上级和有关单位来的信函，只能由管文书档案的同志拆封，其他同志一律不得拆封。
3、文件的收发应按党政级别进行先登记后传阅。
4、凡是本单位署名发出的文件，均应用行文稿纸拟稿，严禁使用圆珠笔、铅笔、复写纸和红墨水，经领导签发同意后交分管文档管理的同志编写文号进行打印下
发。（打印要认真校对）
二、文件的传阅借用
1、收文后不得积压,须在两天内(急件当天)送交部门领导阅示,根据领导批示意见让其他同志传阅和办理。
2、每个传阅文件的同志必须及时看完文件并在传阅笺上用钢笔签名后如数归还管文档管理的同志,如需借用须办理借阅手续,不得私自从传阅夹中抽出。
3、借用文件必须按期归还，不得私自带出单位，还需继续使用须办理续借手续。
三、保密制度
1、必须严守党和国家秘密，任何个人不得将文件带回家和公共场所。
2、严禁个人私自抄录、复印、翻印文件；因工作需要，应事前请示领导批准，方可抄录、复印、翻印。
3、其他部门、单位需代复印的文件也要请示领导同意后方可复印。
四、立卷归档
1、根据档案部门立卷归档范围和本部门工作实际,把有保存价值的文件材料收集齐全,为立卷归档做好准备。
2、根据文件的历史进行组卷，视保存价值分永久、长期、和短期三种。
3、按档案部门的要求装订，填写好标题、卷宗壳及卷内目录。
4、根据区档案局的要求，按期归档。
5、档案资料不得随便堆放在办公桌上。做好安全防范工作，严防安全事故的发生。
五、文件清退、销毁
1、凡五大机关各部门发来的文件（含省、市有关部门），除留用的文件外，一律分别造册退还发文单位。
2、对无保留价值又不是清退文件范围的，造册登记，并经领导批准后进行销毁。
