为了保证订单，预订须通过定义清晰的体系来处理。不考虑预订的来源和时间，单间客房的预订表格由每一位要求预订的人填写。每位顾客只能预订一次，不能使用某某先生和夫人的字样，该预订必须通过填写客房预订表来完成。不管预订是由电话、传真、电子邮件、邮递，还是由本人亲自预订，必须收集下列信息
1．在所有预订单上附有时间印记；
2．欲预订人的全名；
3．任何会议或团体的联系方式；
4．需要住宿条件的类型（双人间、总统间、套房等）；
5．每位顾客的到达日期、到达时间及离去日期；
6．需得到确认方的姓名和地址；
7．将使用的支付方式和付款方的姓名和地址；
8．费用（例如，门市价，即不打折的全额费用）以及顾客是属于膳宿费合并计算制，即美式开账法（American Plan），在这个计算制中，为顾客提供客房和三餐；还是属于欧式开账法（European Plan），按此种方式，膳宿费分开结账；
9．无论多么无足轻重的信息和任何不同寻常的要求。
在打电话人挂断电话前或亲自登记入住的人离开前，所有数据必须再次核实。
预订部从资产管理系统的预订模式中形成许多报告，然后这些报告再转交给前台。这些报告包括：到达报告，按字母顺序列出一天内预计到达的个人或团体；超额预订报告，根据身份证列出那些已预订却去了其他酒店的顾客的名单；拒绝了的预订的报告，要求预订客房而不得不回绝；以及每日分析报告，其中包括预订数量、到达、预订了客房而未到的以及散客，并按来源和房价分类。
