在回收货款时，如果客户要求暂付部分款项，则要设法以不伤害对方感情，说服对方尽量付全款。
第二条 应对用语范例
l．一般场合
在收款时，对于客户应尽量避免以下的表现方式：“我们企业的会计部等我们收款已等得不耐烦了，尤其是你们企业以往付款一向无误，所以会计科早已把这部分收入计算进去了。”首先，应先确立计划，平常就要勤于拜访对方，为收款工作做准备。另外，尚须与主管仔细商量，考虑利用信函等方法来督促对方，必要时才加强语气表现。如客户地处较远的区域，每有货车送货至附近时，就应前往拜访。其他也可利用电话、信函等方式来加强联络。
2．目前付款情况较好的
如对方要求暂付部分货款时，销售人员可以如此应对：“因为以往我总是如期收齐全部货款，以为本月份也绝对可以百分之百收齐全额，我恐怕要头痛了。无论如何请看我的面子想想办法。老实说，我今天的命运都操纵在您的手中了，请务必想办法帮忙。”等等，设法让对方多付一些货款。
3．付款情况总是不佳的
当我们向对方表示，“实在很抱歉，这个月份的货款我们完全没收到，今天希望您能一次交清。您一再地拖延部分余款，会计部一再地催我们，实在是很困扰。所以，无论如何请看在我的面子上，结清余款”之后，对方仍然无法交付全额时，我们必须再强调：“____时候我会再来，届时请务必拜托”或“送货时我们会附上发票过来，到时麻烦您了。”等等。
4．城市以外区域的情况
（1）“上个月收款时因只收到部分货款，回到企业后，会计部责怪这种做法将使作业混乱。我们对会计部保证这个月一定设法收齐全额，所以，今天无论如何请看在我的面子上，多多帮忙、合作。”等等，诚心恳求对方。
（2）“我们这次应该收您____货款，这已列入我们的账款，但因为你们也有你们的计划，所以取其折中，今天希望你们至少能付____元”。
（3）“非常感谢你们这次的付款。不过，老实说，因为是你们，我们特别在单价方面打了折扣了，所以，能否请您再多付一些？当然你们也有你们的不方便，但因为本企业每月都有收款计划，根据此计划来进行对外付款等等计划，如果计划乱掉了，不仅会计部会非常困扰，我们也会受到责备，而且对于未付余额较多的客户，我们还须把他们的名字提报上去，对于我们来说，这实在不是我们愿意做的事。很抱歉，讲了这么多，总之，希望本月能多收部分货款，无论如何，希望您合作，配合我们____元的计划”。
（4）“谢谢您的这部分付款。本月的清款原为____元，现在还有余款____元，实在很抱歉，能否请您再多付____元，因为本企业财会部对外采购原料都是用现金，因此收款的计划对我们非常重要。在此是否能提一要求，可否把您部分客户的收款拨给本企业代行，请您务必协助”。
5．收到货款（订金）后应客气言谢，并收入包中
“这几个月以来我们都只收到部分货款，无法结清全账，不知阁下是否对我有任何不满之处？如有不满，敬请不吝指教，我将尽速改正。”
（l）对方表示没有不满之处时
“是送货时，司机有什么不周到之处，或是您来电时，我们有疏忽、怠慢之处？"
（2）对方仍表示无上列情况时
“还是您对我们的质量或价格感到不满？"
（3）对方的答案仍然是没有时
接着就请教对方感到不满意的原因。
“就您所知道的，我们的商品不像其他建材店一样标上单价，而且我们是以现金交易，所以都由你们自行结算。如果你们不能如期付款，不仅上面的会计部会抱怨，主管也会怪我们做事不力。不但如此，主管每月要我们提出未缴齐全款的客户名单，每1000家当中约有20家左右会被提报出去。这时如果光是我们受到责备倒也没关系，目前客户需要量大，产品供不应求，遇到配货忙时，这些提报上去的客户恐怕会被挪到最后处理，这样我们对客户就说不过去了，凭我一个人的努力也难把货品尽快送达给客户。我明白你们也有不方便的地方，不过还是请您配合付款。另外，如果您有什么特殊情况，也请不必客气告知我们，我会设法将情况报告给企业上级。无论如何，请多见谅，谢谢”。
第三条 货款回收处理要项
1．货款的进款管理
（l）制作“客户进款预定及实施管理表”
①经营管理科制作两张“客户进款预定及实施管理表”，一张交给管理科负责保管；另一张交给销售人员保管。
②目前的进款管理并不废止，只须将客户的销售额及进款的明细情况记录下来即可。
（2）依据进款的日期，制作“客户收款预定表”
进款的日期共有5日、10日、15日、20日、25日五天，依据这些日期，分别制作两张“客户收款预定表”，一张交给销售科，另一张由经营管理科负责管理。
（3）特定人员的特别回收
对于付款情况恶劣的客户，经营管理科可指派特定人员进行货款的催讨。
（4）设置销售科室
货款收款人员应另行成立单独的办公室。
2．货款支付方式
（l）制作付款约定书
针对付款方式与客户进行商讨，签订付款约定书后，一张交给客户，另一张由企业自行保管。
（2）付款方式的内容明细
①客户的付款方式通常采取下列方式的任何一种：
A．存入银行；
B．开立指名支票；
C．户头转账汇款；
D．现金支付；
E．期票；
F．汇票付款。
②对于上述各项付款方式，应设法争取其中的A、B、C及F项，D、E两项则应尽量避免；
③另外，E项尽量不要从客户处收取，c项应由销售科负责处理，适用对象以地处偏远的客户为主。
（3）对客户的往来银行进行调查
如果客户采用货款存入银行的付款方式，应先调查该客户所往来的交易银行。
（4）增加存款银行的账目
本企业为方便客户将货款存入银行，将设法增加存款的数目。例如，增加人部分中小型商店所往来的____银行及信用社等等。
3．防患收款事故的处理措施
（l）对客户进行教育指导
今后应正确指导客户有关付款方面的正当处理方式。
（2）收讫印的不正当使用
销售人员如不使用正规的收讫印，当发生有意外事故时，一切责任由销售人员承担，企业概不负责。
（3）寄送“收款谢函”
从客户收到货款时，应附送收款谢函给对方。
①如进账的货款超过一定的额度，应以邮寄方式送上谢函给对方。
②未达一定额度者，可视情形寄送谢函。
4．现金进款的处理
（l）收款活动时间
收款活动原则上应尽可能于下午六点之前完成。
（2）现金回收交纳
收款人员在收款日，将所收得之现金（或支票、汇票）交给主管或总务科长。
（3）收款人员回企业后，先将所收得的现金、支票和汇票与原有的计算资料做一对照，结算完后放人信封内并将封口封好。最后在信封上注明金额后交给会计值班人员。
（4）零钱的处理
凡客户以支票方式付款，概不得有零头出现。
（5）收银袋的验收
①应于隔天早晨由主管点验存放现金、支票及汇票的收银袋，办理进款的处理。
②如封面注明的金额与实际金额有差异，应仔细查明原因。如责任人为收款者本人，则本人当负责赔偿，其他情况则应作为企业的杂项损失处理。
