1．1 为了实现集团公司公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和效率，规范企业文件管理，走规范化道路。根据公司实际，特制定本办法。
1．2 本制度适用集团公司所属各单位的公文拟制、办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应做到及时、准确、安全。
1．3 集团公司公文是集团公司机关及所属各单位实施领导和处理公务的具有法定效力和规范体式的文书，是传达企业方针、政策、制度、请示和答复问题、布置和商洽工作、报告和交流情况的重要工具，各部门必须严肃认真准确的运用公文。
1．4 办公室是公文的处理的管理机构。公文由办公室统一制发、分办、传递、用印、立卷。由档案室负责归档、和销毁。办公室对机关各部室的行文有审核、控制行文的职责，对下级单位的公文处理有检查指导，督促整改的职责。
2．公文主要种类
2．1 命令（令）：适用于宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位和人民，处罚严重过错责任人。
2．2 决定：适用对事项或行动的安排，奖罚有关人员。
2．3 决议：适用于经会议讨论通过通过的重要决策事项。
2．4 指示：适用于对下级的工作布置，提出工作的原则和要求。
2．5 公告：适用于向企业全体员工宣布重要事项或法定事项。
2．6 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
2．7 通知：适用于批转、转发文件或传达到有关单位周知或执行的事项。
2．8 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
2．9 报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
2．10 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
2．11 批复：适用于答复下级机关的请示事项。
2．12 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
2．13 函：适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题。
2．14 会议纪要：适用于记载、传达会议精神和议定事项。
3．行文规则
3．1 公文一般标明秘密等级和保密期限、紧急程度，未标明和按一般公文处理。
3．2 涉及国家或企业秘密的公文应当标明密级及保密期限。
3．3 紧急文件应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
3．4 公司董事会、监事会可以单独行文，机关其他各部门一般不得正式行文。
4．行文办理
4．1 公文办理包括：草拟、讨论、会签、审核、签发、用印、登记、分发等程序。
4．2 草拟公文应做到：
4．2．1 符合国家法律、法规及相关规定。
4．2．2 情况确实，观点鲜明、表达准确、结构严谨，条理清楚，字词规范，标点准确。
4．2．3 草拟公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门沟通协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门领导应当出面协调，如协调不成时，双方列明各方理据，由共同的上级裁定。
4．3 稿件的处理：
4．3．1 草稿件形成后，要充分讨论。首先部门讨论，无意见后，与各部门沟通讨论，修改后形成讨论稿提交经理办公会讨论。经经理办公会讨论一致通过，形成定稿，由办公室对定槁审核，审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家法律、法规和有关规定，与其他文件有无矛盾、重复、脱节，涉及其他部门的问题是否已经协商一致。未经核稿的文稿不得送领导签发。
4．3．2 办公室核稿后，分管副总会签，总经理批准后行文。
4．3．3 文件打印后，无领导签发不得用印；用印印迹要端正、清晰。上不压正文下压年、月、日4-7个字。
4．3．4 文件下发由办公室负责，并登记发文记录簿。
5．收文文办理
5．1 收文办理指对收到公文的办理过程，包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
5．2 公文应统一由办公室拆封、登记、编号、分发。参加上级或政府召开的各种会议材料、文件、领导讲话，也应主动交办公室统一登记。
5．3 办公室收到的公文应进行审核：确定主办部门，由主办部门提出拟办意见后，送公司领导批示。紧急公文，还要记明办理期限。领导批示后，送主办部门办理。主办部门办理完后及时向公司领导复命。
5．4 重要紧急的公文，必要时先由领导批示后，再送主办部门。
5．5 对送领导批示或交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对下发的重要文件应及时了解和反馈执行情况。
6．公文管理
6．1 公文办理后要根据《档案法》及公司规定及时整理、归档。个人不得保留。
6．2 公司密级文件和注明不得翻印的文件，不得复印，一般公文原则不得复印，必要是经领导批准，可以复印，但要做好复印登记工作。
6．3 员工调离工作岗位或离职、辞退时，应将其本人暂存、借用的公文移交，办好交接手续，否则不予办理劳资手续。
7．附则
7．1 本办法自发布之日起施行，公司的其他规定与本办法冲突的，以本办法为准。
7．2 本办法由人力资源部负责解释。
