本公司所有重要文件的收藏、保管、处理一律按本规定拟明事项执行。
第二条 种类
重要文件分为以下四种，分别处理。
1．最重要文件（日常用）
2．最重要文件（非日常用）
3．一般重要文件（日常用）
4．一般重要文件（非日常用）
其中最重要文件是指该文件的丢失，将给工作造成重大影响的文件；一般重要文件是指其重要程度轻于前者的文件。日常用文件是指工作人员在日常业务中需经常查考、放在办公桌近旁的文件；非日常用文件是指除特殊情况外不必经常查考的文件。
第三条 保管场所
在紧急情况下，重要文件的收藏、保管场所应按照如下规定加以保管，但根据文件的性质、数量及处理方法的不同亦可作适当变更。
1．地下室内贵重物品库应存放对于公司特别重要的材料。
2．各业务部门保险柜存放各部、室的最重要文件。
3．地下室仓库存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。
4．各分公司保险柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。
5．现场保管（在各部、室的办公地点以适当的方法整理保管）。上级对现场保管有特别指示的时候，保管人员应根据上级指示采用相应的方法保管。
第四条 分类保管期限
各种重要文件的分类保管期限及保管场所可另行规定。对前项文件进行保管时，同一内容的系统文件必须按地区加以区分后保管，最重要文件更应如此。
第五条 重要文件的另行保管
重要的账票或文件，在没有其他材料可以替代时，即在确认除原件外没有其他可以反映其内容的文件，该件如发生丢失将给工作造成重大障褥时，需将该件做出表示其内容的特别标记，办理另置安全场所保管的有关手续。
第六条 保管的主管部门
重要文件的搬出及收藏，由各业务主管部门负责实施，仓库内文件的整理保管由总务部门承担。各业务主管部门应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录，并提交总务部门。总务部在安置文件时应考虑到平时的使用频率。
第七条 搬运、收藏时间
将各业务主管部门文件搬出加以收藏时须按如下规定执行。但在公司有特别指示时须遵照执行。
1．正常情况下文件处理完结时。
2．在特别紧急危险时。
3．在发表紧急状态宣言时。
第八条 仓库内的保管位置
收藏文件在仓库的位置，根据文件的数量等由总务部门决定。在搬运、收藏文件时要注意准确无误地将文件置于各自位置。当确认文件数量大，保管场所不足时，应预先与总务部协商，要求给予增加或变更保管场所。
第九条 销毁处理
对于保管期满的文件，总务部门在征求业务主管部门领导意见后可予以销毁。
第十条 向公司外转移
对于重要文件，在公司没有特别命令时，原则上不允许携带、搬运至公司以外。分公司及工厂的文件，在无特别命令时除第三条之外可参照以上条款执行，并将期满文件处理方案呈报本公司总务部门。
