1．1 本标准所指办公用品为（以下简称：股份公司）员工日常办公所用文具（以采购部《办公用品价目表》为准）、办公自动化所需用的耗材（含磁盘、色带、墨盒等）以及其它特殊物品（柜、台、凳、特殊文具等）。
1．2 本标准适用于股份公司本部，股份公司下属全资、控股公司可参照执行。
2．职责
2．1 秘书室负责办公用品的归口管理，每半年核定一次办公用品费用定额，实施定额管理。
2．2 采购部负责外购办公用品的采购。
2．3 股份公司设立文具仓，负责办公用品的入库、保管、发放、建帐及部分特殊办公用品的制作、发放、建帐、保管。
2．4 人力资源部负责每半年核定一次各部门（厂）应该领用办公用品的管理人员和非管理人员人数，报送秘书室和相关部门（厂）。
3．规定
3．1 办公用品由部门（厂）统一领用，其费用按秘书室核定定额标准执行。部门（厂）管理人员每人每月10元、非管理人员每月1元；其他特殊用品费用另计（用于印制生产报表所用的纸张，不列入办公用品定额内）。一次性领用总额超过800元或单价在400元以上的，需经总经理批准。
3．2 办公用品费用（其他特殊物品除外）可月度间调剂使用，年底结算、考核。
3．3 特殊物品需专题报告，经股份公司主管领导批准后，方可购买，不受定额限制。
3．4 打字室等公共使用的办公用品应单独做计划，由秘书室审核，纸张按各使用单位的实际印数摊入该单位办公用品费开支，报股份公司主管领导审批。
3．5 办公自动化设备所需用的备品备件和入固定资产部分的用品，按设备工程部《非生产设备的管理》等有关规定办理。
4．程序
4．1 办公用品的计划审批
4．1．1 采购部负责填报《办公用品价目表》，公布现采购的办公用品价格，如有变动，应及时发布。
4．1．2 办公用品（其他特殊物品除外）领用计划每季度制订一次，于每季度最后月份20日前，各单位根据人力资源部核定的管理人员和非管理人员人数，按实际需要，本着节约原则，在定额范围内制定本单位《办公用品领用计划》一式三份，经部门（厂）领导审核签名后，交秘书室；超过上述标准的，需经过股份公司主管领导审核，并报送总经理批准。
4．1．3 秘书室对各单位上报的《办公用品领用计划》进行审核（核定是否超定额，品种是否适宜）,并将审核的各单位《办公用品领用计划》汇总成《办公用品计划费用汇总表》一式两份（包括公共使用的办公用品计划），附一份各单位《办公用品领用计划》报股份公司主管领导审批。
4．1．4 秘书室将经批准的《办公用品计划费用汇总表》、各单位《办公用品领用计划》一式一份，交文具仓；一份《办公用品领用计划》退回各部门（厂）作领用文具的依据；另一份《办公用品计划费用汇总表》及一份《办公用品领用计划》由秘书室留存。
4．1．5 文具仓根据股份公司各单位《办公用品领用计划》，核对库存，汇总并整理成《股份公司办公用品采购计划》一式两份，经文具仓的主管领导审核签名后，交一份给采购部采购，文具仓留存一份。
4．2 办公用品采购、储存、发放、核算考核
4．2．1 采购部根据文具仓制定的《股份公司办公用品采购计划》实施采购，并及时办理入库手续。
4．2．2 采购部应将办公用品采购的供方详细列出，分别报公司和文具仓，如有变动应及时更改。
4．2．3 文具仓负责办公用品的验收、发放、保管，并按财务部的有关规定建立台帐。
4．2．4 每季度第一个月的8日后，各单位凭公司领导审批后的《办公用品领用计划》、领料单，到文具仓领取申领的办公用品。仓管员对《办公用品领用计划》、领料单审核后发放，并登入各单位领料台帐。
4．2．5 文具仓每年、季分别统计各单位实际领用文具的数量、费用总额，列表报秘书室，供考核用。
4．2．6 秘书室每年对各单位文具费用进行考核，对超标单位进行减发。
5．其它
5．1 文具仓应每月盘点，盘亏盘盈应查找原因，并向主管领导和秘书室汇报。
5．2 秘书室对办公用品的定额、采购、仓储、领用进行全方位监督管理，对文具仓办公用品进行监督抽查，对办公用品使用情况进行月度通报。
6．文件与记录
6．1 《办公用品价目表》
6．2 《办公用品领用计划》
6．3 《办公用品计划费用汇总表》
6．4 《办公用品采购计划》
