二、凡是上级下发的各种文件和信函，都要经文书统一保管，其他人不准私自拆封。
三、凡参加上级会议带回的文件和报告，都一律交文书统一保管，不得私自转借他人传阅。
四、给领导亲收的信件，必须交由领导亲自拆封，不准其他人随便拆封。
五、外出人员不准随便携带文件，确实需要必须经领导批准。
六、严格执行文件的阅读范围，不得随意扩散，如复印重要的文件，必须由主管局长批准。
七、积极做好文件归档工作，凡是本单位工作活动中办理完毕的、具有保存价值的文件材料都应归档。分类时要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系分类立卷。案卷装订要美观、整齐、耐用，案卷封面要填写准确、清楚，便于查找。
八、以分局名义上报下发的文件，由有关科室按照行文规则要求起草，科室长对文件内容审核后，交办公室。由办公室秘书负责对文件格式和文字进行把关，办公室主任审核，然后呈送有关领导按文件审批权限办理。分局收文要分类登记后呈送主管局长阅示，然后送有关科室阅办。对各类文件必须及时处理，随到随办，做到当日文件当日处理，无领导签署意见的文件一律不予发出。
九、各科室需打印的各种表格材料需经本科室长签字，办公室主任批准方可打印，和本局无关的文件、材料不准打印。
十、使用公章必须填写用印登记，严格履行审批手续。
