第二条 每年形成的会计档案按照归档要求，进行分类整理，装订成册。
第三条 会计档案可先由财务部门自行保管，以便随时查阅。会计档案设专人负责保管，保管人员工作变动时应按规定要求办理移交手续，并由单位负责人监交。
第四条 保存的会计档案应为学院各单位提供查阅咨询服务外单位查阅财务处的会计档案时须经财务处领导批准，并进行查阅登记。调阅查帐时，档案原件一般不予借出，如因工作需要必须借出时须经单位领导批准，不得拆散原卷册，应按期归还。需保密的原始材料，按规定不得泄密。财务处内部人员因工作需要查阅原始核算资料,查后需将资料放回原处。
第五条 会计档案保管期限，根据国家档案局.财政部发布的《会计档案管理办法》规定：各种原始凭证和记帐凭证保管期限为十五年，总帐十五年，明细帐及登记簿十五年，月、季报表保管五年，年终决算报表永久性保管。
第六条 会计档案保管期满，需要销毁时，由财务处提出销毁意见，院纪委会同有关部门共同鉴定,严格审查，编造会计档案销毁清册，报院领导批准后进行销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出,另行立卷，由档案室保管至结清债权债务时为止。
第七条 按规定销毁会计档案时，应由财务处会同有关单位共同派人监销。监销人在销毁会计档案以前,应认真进行清点和核对。销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告院领导。
