第二条 一般员工不得借阅他人的人事档案。部门经理或上级主管可以借阅本部门员工的档案，借阅其它平级部门档案需经总经理批准后方可借阅。
第三条 人事档案借阅时均需办理借阅手续，并在规定时间内归还。借阅时间为一天。
第四条 人事档案管理人员应对员工档案的真实性、完整性负责，作好档案资料的收集、归档工作，为员工个人资料保密。
第五条 员工人事档案中有下列事项变更，当事人须七天通知行政人资部：
1）地址和电话；
2）婚姻状况；
3）诞生子女；
4）出现事故或紧急情况时的联系人；
5）培训结业或进修毕业。
第六条 员工人事档案应有内容：
一、招聘资料
1．求职登记表
2．面试评定表
3．试用通知书
（复印件）
4．身份证（复印件）
5．劳动合同
6．学历、学位证（复印件）
7．婚姻状况或计划生育证明
8、职称证、岗位资格证、特殊工种操作证
9、半年内有效的体检表
10、原单位离职证明
二、录用资料
1．试用期考核登记表
2．员工工资调整一览表
3．考核记录表
4．奖励记录表
5．违规记录表
6．内部异动记录
三、离职资料
1．辞职申请或解除劳动合同通知
2．员工业务交接清单
3．员工行政交接清单
4．工资结算单
第七条 调动户口员工及毕业生人事档案管理：
一、档案异动
1．本人书面申请，说明本人具体情况；
2．申请人所在部门经理签署意见，人资部核实申请人情况，报总经理批准；
3．人资部办理相关的异动手续。
二、档案保管
1．存放档案材料的地方要能保持清洁、牢固的使用空间；
2．有防火、防盗、防潮、防虫的工具和措施；
3．定期检查档案的摆放位置及安全措施，发现问题及时解决。
三、查阅人事档案
1．除有下列情形可以查阅人事档案外，一般不得查阅档案：调整工资、职称考核、调动工作、任免事项、政审、组织处理、晋升职称、入党、出国；
2．查阅人事档案的人员，对档案内容应严加保密；
3．不准在材料上圈划、涂改、销毁、撤消、拍照、复印等。
4．人事档案一般不外借，如确因特殊情况须外借时，应经总经理批准。
四、人事档案的转递
1．市外人事档案，以特快专递或挂号邮寄，原则上禁止本人携带或平信邮寄；
2．市内人事档案，由对方单位委派专人持介绍信提取。
