第一章 总则
第一条 为加强公司档案管理，依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条 公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。公司文书档案由公司档案主管部门收发的同时直接整理建档管理。公司科技档案分别由有关部门取得利用，统一整理，系统齐全后移交档案主管部门管理。公司财务档案由财务部门归档管理一年后移交档案主管部门管理。各单位、部门在生产（工作）中形成的具有参考价值的文件、材料，由单位、部门负责将其中已办完的文件、材料及时归档管理。公司人事档案暂由组织干部部门和劳资部门集中管理。
第三条 公司档案部门，受上级档案部门的业务指导、监督和检查，负责管理公司档案。其任务是：
1．收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的档案；
2．积极开展档案的提供利用工作；
3．进行档案鉴定；
4．进行档案统计；
5．认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷的基本方法，保证档案质量。
第二章 立卷范围
第四条 档案立卷的主要范围有：
1．上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、统计年报、预决算、规章制度。
2．公司向上级机关的请示报告、工作计划及对下级的批复。
3．公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。
4．公司党政会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。
5．公司制定的计划、统计、预决算、工作总结。
6．公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要，以及参加上级和外单位召开的会议带回需要贯彻执行的文件材料。
7．具有保存价值的其它文件材料、重要的工作经验材料。
8．其它应归档的资料。
第五条 外单位直接发送给公司或公司有关部门的主、抄送信件，如和公司以往办的函件有关，为了保持文件的完整，也应交档案主管部门保存立卷。
第六条 公司干部和工人档案属于机密资料，在现有条件下，暂由公司组织干部和劳资部门分别收集、立卷、归档、保管，以便及时利用、查找。
第七条 立卷的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。
第八条 在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。
第九条 拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。
第十条 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。
第十一条 全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写全档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
第三章 档案借阅
第十二条 借阅本部门的档案或一般档案，要登记履行借阅手续。调阅密级档案或非本部门档案，要经档案主管部门领导同意后方可借阅。档案仅限在档案主管部门查阅，不得带出，必须带出档案主管部门查阅的，须经主管经理批准。密级档案一律不准外借，不准摘抄、复制。底图一律不外借。
第十三条 调阅档案人员应对案卷妥善保管，不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、勾画、涂改，归还时必须完整无损。借阅和归还时，双方须当面点清，如发现损坏、遗失等情况，除积极追查补救外，要及时向主管领导汇报，根据情节轻重进行处理。
第十四条 凡摘录、复印档案材料，需经档案主管部门同意。
第十五条 外单位借阅档案，需要单位介绍信，并由公司有关部门单位人员陪同。
第四章 档案保密管理
第十六条 档案管理人员和调阅档案、资料人员必须保守档案的机密。主管经理要经常检查过问保密工作，按规定批借档案和资料。
第十七条 档案管理人员应做到：
1．不和无关人员谈论本部门保存的党政和科技方面的机密内容。
2．在借阅、保管、复制档案、图纸资料过程中，应严格履行机密档案、机密资料的借阅手续。
3．借出的档案资料、图纸必须按时收回，收回后要立即存入档案柜，以防丢失和泄密。
第十八条 借阅档案人员应做到：
1．不得私自开柜找卷或随便翻阅案卷。
2．调阅档案部门的保密材料，必须经主管经理批准方可借阅，借阅者都有保密之责，所调档案资料，不得随便给他人翻阅，不经允许不得抄录和公布。
3．外出携带的机密档案、图纸、资料，必须经主管经理批准并到档案部门备案后方能携带，往返途中妥善保密，回来后立即归还注销。
4．对承办借阅的档案、图纸、资料，应妥善保管不得丢失。
第十九条 凡属保密的档案、图纸、资料等，除特殊需要，一律在阅文室查阅，不得拿出档案室，必须复制的，由档案部门工作人员陪同复印，用毕立即退还档案部门。
第五章 档案库房管理
第二十条 经常保持库房内清洁、通风，掌握好温、湿度。
第二十一条 库房内严禁吸烟和使用明火，严禁堆放易燃物品。放置适合档案用的消防器材。
第二十二条 柜架排列整齐，间距、顶距符合规定标准。放置胶片，声像磁带的库房要安装空调设备。
第二十三条 库房照明要选用白炽灯，外窗遮阳要选用双层窗帘。
第二十四条 非档案人员不经允许不得随意进入库房。
第六章 科技档案管理
第二十五条 公司科技档案是在科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文字材料。
第二十六条 公司科技档案要达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。
第七章 音像、荣誉档案管理
第二十七条 各单位、各部门凡获高级以上的各类证书、奖状、锦旗、奖杯等一律送交档案主管部门登记,并办理交接手续，由档案主管部门统一分类保管。
第二十八条 若原单位、部门需要继续留用的，要确定专人负责保管，并到档案主管部门办理借用手续。负责人调离原单位，必须到档案主管部门办理移交手续。
第二十九条 对获得的各类证书、锦旗、奖状、奖杯等，由档案主管部门负责按年度集中统一照像，归档保存。其他单位或部门已照过像的，必须将底片和一套照片送交档案主管部门归档保存，以备查用。
第三十条 凡公司在各项工作中形成的录音带、录像带，一律交档案主管部门存放。
第三十一条 各单位、部门保管的音像、荣誉档案，如有丢失，要追究有关人员的责任，根据情节轻重给予经济处罚或行政处分。
第八章 档案的收集
第三十二条 重要技术工作会议，有关部门要通知档案管理人员参加。
第三十三条 新购置重要设备和引进项目到货时有关部门要通知档案管理人员参加开箱检查、验收，文件材料及时归档，如工作需要时，另行办理借阅手续。
第三十四条 新产品鉴定，科技成果鉴定，基建工程竣工验收，有关部门要通知档案管理人员参加，文件材料不完整、不准确、不系统不进行鉴定验收。
第三十五条 工程创优，科研成果评奖，要以归档的文件材料是否齐全、完整、准确、系统，作为考核内容，经档案主管部门签署意见方可申报。
第三十六条 档案工作人员要及时主动地收集档案。每季度一次，协助各业务部门做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作，为收集档案创造条件。
第三十七条 在公司重大经济活动中形成的有关文件、资料、图片、合同等，各部门及有关人员，必须根据《档案法》和本办法的规定及时整理，交档案主管部门登记存档。私自存放，隐瞒不报者依据有关规定予以严惩。
第九章 档案的鉴定和销毁
第三十八条 档案工作人员，要认真执行档案管理机关和专业管理部门统一制订的档案价值鉴定规则和保管期限表的有关规定。
第三十九条 公司档案鉴定小组负责对公司档案进行鉴定，要以全面的历史的和发展的观点，科学地评定档案的保管价值。
第四十条 文书、科技、会计档案管理人员，对不应归档的文件材料，对已到期的短期档案或失去价值的档案要进行逐份登记、造册，送档案鉴定小组鉴定后，再由主管经理批准，方可销毁。
第四十一条 公司档案鉴定小组采用直接鉴定法（依保管期限表为依据，直接审阅档案内容的方法）和“个人初审、集体会审”的办法，履行全部鉴定手续，对档案员送交的准备销毁的档案逐卷进行鉴定，决定存销。
第四十二条 档案部门按照档案鉴定小组的意见，对销毁的档案要编造销毁清册，妥善存放。
第四十三条 办完档案销毁批准手续后，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密，监毁人员应在销毁清册上签字。
第十章 附则
第四十四条 本办法由公司档案主管部门负责解释。
