对总务处管理范围内与管理工作有关的文件进行有效的控制管理，确保文件规范,切合实际，并有效制止文件的相互矛盾及作废文件的非预期使用。
2．适用范围
总务处所有与管理工作有关的文件控制管理与适用外来文件的管理。
3．职责
3．1．1 处长：负责纲领性文件和支持性文件的批准、发布。
3．1．2 综合办公室主任：负责文件的审核。
3．1．3 综合办公室：
a．负责文件的编制发放、更改、回收、归档、管理和解释工作，并对文件进行标识，定期公布有效文件目录。编制《适用文件清单》。
b．负责对所有文件的归档管理，负责总务处其他文件的制作并参照有关规定对文件实行控制。
4．工作程序
4．1 文件的分类及编号
4．1．1 文件的分类
a．纲领性文件,支持性文件；
b．技术文件；
c．其它管理性文件；
d．外来文件。
4．1．2 文件的编号
a．文件分为受控文件和非受控文件；文件统一进行编号，加盖“受控”和“非受控”印章，非受控文件在发放修改版本时，原文件不予以收回。
b．文件编号如下：
如：DLCZ-WJ-A
DLCZ——东莞理工学院城市学院总务处简称；
WJ——文件的简称；
A——为A版文件；
c．其它文件的编号按原规定执行编号，没有明文规定的不作统一要求。
4．2 文件批准和发布
所有文件发布前，须由授权人员审批签发。文件审批人应注意要求文件内容的准确性和适用性，要求文件表达正确、清晰、完整且逻辑严谨、语言规范、易于理解。
4．2．1 纲领性文件,支持性文件由处长批准发布；
4．2．2 其它与管理工作有关的文件各管理办公室部门编写，、部门负责人审核，主管处长批准发布；
4．3 文件的发放
4．3．1 纲领性文件和支持性文件经綜合办公室主任审核、处长批准后，由綜合办公室编号、登记按规定范围发放。
4．3．2 文件领用者在《收文登记表》签字后领取具有分发标识的文件。
4．3．3 文件持有者的文件严重破损而影响使用时，应向主管部门申请办理更换手续，交回破损文件，补发新文件；新文件的分发编号沿用原文件分发编号；主管部门将破损文件销毁。
4．3．4 文件发生丢失后，文件使用人应按规定办理申请重新领用手续，但必须在领用申请中说明理由；主管部门在补发文件时，应给予新的分发编号，并注明丢失的分发编号作废，必要时将作废文件的分发编号通知各管理办公室，防止误用。
4．4 文件的更改
4．4．1 文件需要更改时，应由管理办公室负责人填写《文件更改审批单》呈报主管部门，说明更改理由，对重要更改应附充分的依据。
4．4．2 对须更改的文件进行评审和审核由主管部门负责，批准应由原审批人进行，当原审批人离任时，可由接替其岗位的人员审批。该接替审批人员应获得审批所需依据的有关背景资料。
4．4．3 文件更改获批准后，由主管部门实施文件更改，注明更改标识和更改生效时间，并按《发文登记表》的名单发放更改后的文件，同时收回作废的旧文件。对重要的更改还应发放《文件更改通知单》，告知文件使用人。
4．5 文件的换版与作废
4．5．1 文件经多次更改或文件需进行大幅度更改时，应进行换版。原版次文件作废，换发新版本。
4．5．2 作废文件由主管部门收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，填写“文件销毁清单”，由主管部门负责人批准后统一销毁。需作资料保留的作废文件，经主管领导批准后，加盖“作废留存”或“参考”印章后方可留用。
4．6 文件的管理
4．6．1 文件应定期整理，编入《适用文件清单》中。
4．6．2 存入软盘文件也应由主管部门进行归档登记，并将存入软盘的文件备案、标识。
4．6．3 需临时借阅文件的人员，必须主管部门负责人批准，借阅者应在指定日期归还文件，到期不还由主管部门追回。原版本文件一律不外借，可借复印件。
4．6．4 各管理办公室在每次内部审核前，应检查各类在用文件的有效性，检查各使用者手中的文件，发现问题及时处理，确保在各使用处都是有效版本的适用文件。
4．6．5 文件的保管：常用文件由使用部门保管，非常用文件由综合办公室归档保管。
4．7 外来文件的控制
外来文件由综合办公室接收，填写“收文登记表”；并经报送领导批示后，按4．3及4．6执行。
5．支持文件
《总务处记录管理办法》
6．记录
a．《发文登记表》
b．《收文登记表》
c．《文件更改通知单》
d．《文件、档案销毁清单》
e．《文件、档案借阅登记》
f．《文件更改审批表》
g．《适用文件清单》
h．《签到表》
7．本文件的修改和解释权属于綜合办公室。
