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会议管理的具体方法

  (一)充分做好会首准备
  会前准备工作是会议管理的第一步骤,会前准备充分,就能做到有备而战,减少不必要的开支与忙乱。
  1.发会议通知
  与会人员名单确定以后,就需要发会议通知,这里要抓住通知的拟就、发送的时间及方法等环节。会议通知一般采取书面形式,分标题和正文两部分。会议通知的标题内容包括三个要素:召开会议的单位、会议的名称、发文号。
  会议通知的正文应具备七个要素:
  (1)名称;
  (2)会期;
  (3)开始时间;
  (4)地点;
  (5)参加会议人员范围;
  (6)入场凭证;
  (7)筹办会议的联系单位等。
  大中型会议,如各种代表大会的通知,要编发文号。一般性的日常工作会议,可只写“会议通知”,不编文号,召集会议的单位,落款应在通知正文下面,并注明年、月、日。正文应写明何单位、何时、何地、开何会议,会议的目的、期限、内容、日程,与会人员应做哪些准备,报到的时间、地点、是否可带随员、车辆等等。写会议通知一要注意文字明白、清楚,力求不产生歧义;二要全面、周到,没有漏项。对于那些用电话或其他形式发出的会议通知,也要写出书面通知底稿,防止电话通知时遗漏项目。会议的住宿、膳食安排、携带文件或其他特殊要求,也应视需要写入。对于参加会议的人员范围、出席对象、职务,都要写清楚,切忌含糊不清。会议通知的信封应注明是“会议通知”,并要注明送到日期,这样可以作为急件及时递送,避免误时误事。重要会议的会议通知发出后,还应跟踪落实,用电话与参加会议人员联系,检查通知是否已收到,了解对方能否出席会议。特别是会议中的关键人物,尤其应该这样。如果是代表会议,在发出通知之前,还要就代表分配名额、各方面的比例、代表条件和产生的方法等,专门发通知。会议通知可将会议的有关票证一起附上,如入场券、汽车通行证等。但发票证时应有必要的机动数,以解决不可预见的临时需要。重要会议在通知发出时,还应准备好代表座次、住宿房间,就餐安排、乘车号码、编组名单等事项。这些安排好的事项随通知附上就一起发出;不能一起发出的,最迟要在会议参加者报到时通知他们。有时,在正式通知之前,可先发预备通知,以使与会人员,特别是担任一定职务的同志,提早安排好本部门的工作。通知的正文下面,要注明联系电话,联系人姓名,有的通知要加盖公章,有的会议己事先发了一些文件,或需要与会人员自备某些资料,应提醒与会人员携带;有的会议要索要照片,以便发证件,这也要提前通知。
  2.与会人员编组
  召开大型会议,在确定了与会人员名单之后,要对与会人员进行编组。编组名单最好随会议通知下发,最晚要在签到前发到与会人员手中。编组的基本方法有两种:一是按地区编组,如省里召开会议,可一个地区(或县)为一组;二按专业编组,如省政府召开会议,可按工业、农业、水电、财贸、文教、卫生等专业分别编组。具体采用哪种方法,可根据会议情况和领导指示确定。代表大会,多是以区域为单位组成代表团,代表团内再根据需要按地区和行业编成若干小组。一般大会也是以区域或行业为单位编成若干组,如市委扩大会,常编为党群组、城区组、工业组、教育组等等。
  3.会议进程管理的一般方法技巧
  会议进程管理是一项重要的管理艺术,它需要依照会议规则进行,同时又需要根据不断变化着的情况,灵活采用各种措施和方法,有针对性地调整各种关系,解决各种随机性问题,为此,它又需要从事控制活动的人,特别是会议管理者掌握一定的控制技巧。这些技巧大体包括以下几个方面:
  (1)会议召开之前,主持人须认真研读有关文件材料,了解议题和议程,了解与会者的构成情况及基本意见倾向。
  (2)主持人必须严格守时,明确会议开始和结束的时间,准时开会和散会。
  (3)积极支持与会者的创造精神,造成畅所欲言约有利气氛,要善于启发相引导与会者充分发表意见,对不能采纳或不能完全采纳的意见也应尽量肯定其价值。
  (4)主持人在会议期间应避免同其他与会者发生争论,不能在决议形成之前发表倾向于某一方面的意见,更不能强迫他人接受自己的看法。不要炫耀自己,不要以与众不同的姿态和语调讲话,忌各种语病。批评要有建议性,应尽力避免同其他与会者产生直接冲突。
  (5)在组织讨论时,应规定讨论与不讨论的界限,给每位与会者以平等的发言机会和权利。应善于及时纠正脱离议题的发言倾向,并注意其方式,不能因此而挫伤其发言的积极性。
  (6)应善于对各种发言进行比较、鉴别、综合和分析,正确集中大家的意见。经常以简明语言概括讨论要点和有关发言人的发言要点。
  (7)当时机成熟时,应适时终止讨论或辩论,及时确认结论形成决议,一个议题结束后应立即转换议题,以免延误时间或节外生枝。
  (8)多议题会议的议题安排次序应科学合理,一般情况下,需要大家开动脑筋,集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间进行。
  (9)会议较长时,应安排短暂的休息并掌握好时机,不要安排在发言高潮,特别是某一问题或其中的一个方面的讨论尚未结束时。
  (10)应以各种方法和措施,避免或减少与会者中途退席,其中的核心人物应力争不出现中途退席问题。
  (11)除非必要,一般不宜变更议程。
  (12)主持人应声音洪亮,举止得体,有一定感染力,忌多余的动作,如揉眼睛、玩文具、搔头抖腿等,忌语无伦次、缺乏自信。
  (13)当会场出现混乱时,应保持镇静,及时采取措施结束混乱状态,切不可自由放任。
  (14)注意创造与会议性质相适应的会议气氛,科学安排会议中的高潮与低潮,及时分发会议文件材料,监督工作人员及时认真地做好会议记录。
  (二)会议进程的管理
  管理会议的进程,除了需要掌握一般的方法技巧之外,还要根据会议的具体性质灵活运用一些特殊的管理方法。
  1.政策研究会。政策研究会的目的在于制定具体政策,需要在集思广益的基础上,依照政策形成的程序制定出政策。管理这类会议的进程尤其需要注意:
  (1)主持人与其他与会者应是一种完全平等的关系,各方面尽可能不以服从的关系出现,尽量不称职务官衔。
  (2)不要过度限制讨论问题的范围。不要在发言人稍一出题的时候就往回拉,对一些偏激的甚至是不合事实的发言也尽可能不去评价,正面指出事实即可。
  (3)要注意巧妙地综合与会者的发言,学会用一个发言人的建议去加强另一个建议,以使方案不断趋于成熟。
  (4)要将可行性方案的论证列为重点,从时间方面给予保证。不要怕分歧,要善于指出分歧,使各方公开“论战”,只要不是恶意攻击就不要着急平息。
  (5)不要压制不成熟、不成体系的意见,而要善于从中发现合理的成分并予以利用。
  (6)要善于在众多的意见中去寻找和强调一致性。
  (7)汇总意见时不要“一言堂”,要发动大家都来归纳概括。尤其要避免排斥所有人的意见单独搞一个“万全之策”。
  (8)意见成熟时要抓紧确认,通过规定的程序形成政策。
  2.对策性会议。对策性会议的特点是大都在出现事故、灾害后被动地召开,有非常具体的目标,要形成执行性的具体方案。管理这类会议进程时要注意:
  (1)事先认真检查讨论一下是否真有召开的必要性,如果这时由领导个人决断更快、更好,就不要开。
  (2)必须使会议目标高度具体化,目标具体,对策才能具体。
  (3)必须尽快将有关情况搞清楚,决不能推测情况。
  (4)要让与会者充分发表意见,不要着急作价值判断。
  (5)作决断时一定要讲清判断的标准和依据。
  (6)方案务必具体,要利于执行,具有可操作性。
  (7)不必着急追究事故的责任者,以免纠缠不清,影响对策的形成和执行。
  (8)最好不用表决方式确定方案,要由有权作出决定的人决定。更不要用表决来压服对策执行人。
  (9)不能完全就事论事,头痛医头,脚痛医脚,还应注意可能的连带反应,并作出相应的对策。
  3.协调性会议。协调性会议的最大特点是与会各方都要面对一定的矛盾,甚至是利益冲突。会议一定要有助于化解矛盾,消弭对立,求同存异。管理这类会议进程要注意:
  (1)决不可以任何方式有意或无意制造新的对立。
  (2)主持人必须真正不偏不倚,与任何一方均应无利益的牵扯,而且必须有一定的权威,有必要的决定权。
  (3)会议上决不能跑题,只能谈与议题直接相关的问题。为了能实现这一点,会议开始时务必讲明问题的范围与界限。
  (4)认真捕捉各方的共同点,适时强调这些共同点。
  (5)禁止“演讲”。无论任何人都不要讲空泛的“大道理”,以免使大家紧张不起来,失去解决问题的耐心和信心。
  (6)只接受真正可以行得通的方案。理想化的、不能实施的,无论有何创见均不能接受。
  (7)不要强求通过主持人的意见,以免使其成为另一方的对立面。
  (8)要善进良言,注意先肯定各方,再陈明利害和缺失。
  (9)注意清除“扯皮”因素,如果不能清除,就干脆不开会,待消除这些因素后再开。
  4.讨论会。讨论会重在与会各方的相互交流,使与会者充分发表意见,不在于是否能形成结论。管理这类会议要注意:
  (1)必须要以“平等一员”的身份出现,真正尊重每一位与会者。
  (2)讨论会最易跑题,因此务必在会议开始前使每一位与会者明确讨论与不讨论的范围。
  (3)决不打击不同意见者,要鼓励大家唱反调,鼓励大家不轻易放弃自己的观点,不能让人们没有理解就屈服,若出现这种现象,不妨出个题目难一难大家。
  (4)要善于发现和放大“不同点”,鼓励发言人各自详细系统地陈述自己的意见,发现对方意见中的不足。
  (5)不要按主持人自己的意志诱导或制止发言,可以纠正发言中不正确的事实,但不要轻易批评观点,更不能轻易下结论。
  (6)要及时进行小结,不断归纳,清理线索,提出疑点,凸显分歧。
  (7)人数太多时,应适当分组,适时再集中。分组时不要让每个组有太多的共同点,以免影响发表不同意见。
  (8)除非必要,一般不作结论,总结归纳意见时要“述而不作”,全面总结,不妄加评论。
  5.提案开发会。所谓提案开发会是指作为决策性会议的先导,专为产生多种方案而开的会。管理这类会议要注意:
  (1)主持人一般不要就方案发表意见,只是启发大家充分发表看法。要善于鼓励与会者从横向、纵向两个方面发表见解,即:多提方案,多出主意;不断深化和完善现有方案。
  (2)会前对于可能要产生的方案要有所估计,对各种倾向性的意见有所了解。
  (3)参加会议的人数不要过多,以6~10人左右为宜,但他们必须要有一定的代表面,有不同的思考角度。与会者的身份地位不要过于悬殊。
  (4)决不要限定方案的数量,不管什么方案多多益善,鼓励大家都讲出来。
  (5)会议开始时要讲朋特殊规则,如与会者不许互相批判;要善于结合他人意见提出自己的意见;不追究发言人的任何责任;不对任何方案作评价,特别是否定性的评价。
  6.发布会。召开发布会主要是要通过各种媒体,使更多的人了解有关情况和有关方面的立场。管理这类会议进程要注意:
  (1)要善于引起对方的关注,如以各种方式引起他们的兴趣,以特定的手段创造一定的气氛等。
  (2)注意公布事项的程序,一般是先公布其要点,再阐释前提条件和背景。
  (3)尽可能利用好录音、录像、照片、投影等辅助手段。
  (4)详尽的情况要以书面形式发给与会者。
  (5)在答复询问时,注意巧妙地回避题外的问题。
  (6)尽可能采用问答式的会议形式。
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