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公司文书管理制度

  (一)总则
  第一条 为确保文书事务正常顺利进行,促进与提高组织管理工作的效率,特制定本制度。
  第二条 所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表参考书等一切业务用书与公文。
  第三条 全部文书归公司所有并收藏,任何个人不得私自占有。
  第四条 必须严格保守文书的机密。
  第五条 文书按下列要点处置或办理:
  1.凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等,一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则,必须明确责任。
  2.即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项,事后也必须以文书形式记录下来。
  第六条 文书的管理原则规定如下:
  1.文书的收发、领取与寄送,原则上由总公司总务部负责。
  2.分公司或分支机构的文书管理,另有文书管理细则做出规定。
  (二)文书的收发
  第七条 到达文书全部由文书主管部门接收,并按下列要点处置:
  1.一般文书予以启封,分送各部门。
  2.私人文书不必开启,直接送收倌人。
  3.分送各部门的文书若有差错,必须立即退回总务部。
  (三)文书的处理
  第八条 文书按机密程度可分为以下几类:
  1.绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。
  2.秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。
  3.机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
  4.普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西,则另当别论。
  5.传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。
  第九条 普通文书的处理原则如下:
  1.由部门经理以上级别的主管,负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理。
  2.如果遇到重要或异常事项,必须及时与上一级主管取得联系,按上级指示办理。
  3.各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。
  第十条 机密文书的处理原则如下:
  1.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。
  2.指名或亲启文书,原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名,并由发文者封缄。
  3.到达的指名或亲启文书,原则上由信封上所指名的人开启,其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者,不受本条规定的约束。
  第十一条 文书的阅览原则如下:
  1.某文书被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在文书的空白处填写阅览后的意见,并转给或交还文书的主管。
  2.有必要在各部门传阅的文书,必须附上“传阅登记簿”,按“传阅登记簿”规定栏目填写,并最终交还文书主管。
  第十二条 与各部门有关的文书,在处理意见上如果存在分歧,则由文书的主管部门出面进行协商,如果不能协商一致,上报或请示上级领导,由上级裁决。
  (四)请示审批
  第十三条 请示审批是公司经营的一项重要程序,凡公司经营重要事项,都必须经请示,获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后,方能实行。
  第十四条 须请示审批事项如下:
  1.职务及重要人事安排;
  2.各种制度性规定的变更;
  3. 重要契约缔结、解除与变更;
  4.诉讼行为;
  5.与政府机构有关的各种重要的请示回执、申请等等;
  6.土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让;
  7.大额馈赠、谢礼、以及宣传广告费用的开支;
  8.分支机构的增减与升降;
  9.预算与决算事宜;
  10.借款与贷款,以及借贷银行的开设与变更;
  11.重要或高额物品的采购,不急用或不需要物品的转让或廉价出售;
  12.定期或不定期刊物发刊、修改与废除,以及费用开支的修订;
  13.有关公司经营的重要计划与企划;
  14.其他上述未涉及的重要事项。
  第十五条 请示审批者为分公司经理,以及以此为标准确定的主管。
  第十六条 对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌,以便能顺利实施。
  第十七条 请示审批的事项,必须以提案文书的方式,经主管呈交总部。如果事情紧急,允许直接以非文书形式请示,但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。
  第十八条 请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份,分送有关部门如业务部门、出版部门、总务部门和财务部门等等。
  第十九条 请示提案文书必须编号,注明起草者或请示者,所属分支机构及部门,并签名盖章。
  第二十条 请示审批内容一旦被上级认可并做出决定,则以请示提案书(副本)替代批复返回,并请示部门予以执行。
  第二十一条 请示提案原本由总务部保管。
  (五)文书的制作
  第二十二条 文书制度要领如下:
  1.文书必须简明扼要,一事一议,语言措辞力求准确规范。
  2.起草文书的理由包括起因,以及中间交涉过程,加以证明必须做出交代,必要时附上相关资料与文件。
  3.必须明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名。
  4.对请示提案文书进行修改时,修改者必须认真审阅原件,修改后必须署名。
  第二十三条 文书的起草必须征得主管同意,并且在主管有了明确的决定之后进行。文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存。
  第二十四条 重要文书,必须经过公证,并且在正式文书形成前,掌握并附上具有价值的证据或证明文件。
  第二十五条 文书的署名按下列规定进行:
  1.公司内文书,如果是一般往来文书,只需主管署名;如果是单纯的上报文书,或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;如果是重要文书,按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名,或者署有关部门的主管姓名与职务。
  2.对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书,一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。
  第二十六条 文书的盖章按下列要点进行:
  1.在正本上必须加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门印章。
  2.如果文书署名者不在,可加盖职务或代理者印章,并加盖具体执行者印章替代。但在这种情况下,文书存档前必须加盖署名者印章。
  3.以部门或公司名义起草的文书,在旁侧加盖有关责任者印章。
  第二十七条 总裁与公司印章按下列原则使用:
  1.在有必要加盖总裁公司印章时,必须填写委托申请书,经所属部门主管认可并且加盖印章之后,向总务部门提出。
  2.总务部主管经审核,签名盖章,批准申请。如有必要则需请示总裁。
  3.在需要总裁签字的情况下,手续同前。
  4.经总务部批准后,去印章保管员处加盖公司印章。
  5.一些带有公司字样或总裁职务字样的印章,须经主管同意,直接向印章保管员申请加盖。
  (六)文书的发送
  第二十八条 一些需要邮寄或专人递交的文书,按下列要点进行发送,必要时还须给文秘室以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。
  1.文书封面必须明确写清发送或接收单位、单位地址以及收件人姓名,并且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”等字样。
  2.公司内部文书原则上不作封缄。
  第二十九条 各部门的邮寄文书,必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记并填写。
  (七)文书的整理与保存
  第三十条 文书按内容进行整理后,分为两类保管,一类是尚未完结的文书,另一类是可以归档的文书。
  第三十一条 全部完结的文书,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿”上做好登记,归档保存。
  第三十二条 制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书,由总务部填写“重要文书目录”后,予以保存。
  第三十三条 分公司或分支机构的文书分为两类,一类是特别重要的文书,直接归主管保存,另一类是一般的文书,留存各部门保管。
  第三十四条 文书的保存年限如下:
  1.永久保存文书,包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的契约书、协议书、登记注册文书;股票关系书类;重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证书;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。
  2.保存十年文书,包括请求审批提案文书,人事任命文书,奖金工资与津贴有关文书,财务会计账簿、传票与会计分析报表,以及永久保存以外的重要文书。
  3.保存五年文书,指不需要保存十年的次重要文书。
  4.保存一年文书,指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件,则由所在部门主管负责确定保存年限。
  第三十五条 全部重要的机密文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
  第三十六条 保存期满以及没必要继续保存的,经主管决定,填写废除理由和日期之后,予以销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。
  第三十七条 如果职务或部门划分发生变更,或者做出调整,则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由,以及变更与调整后的结果。
  第三十八条 必须做好重要文件的借阅登记工作,并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。
  第三十九条 在制度难以执行时,须与总务部联系,由文书主管做出裁定
  第四十条 本制度自颁布之日起实施。
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